Ресурсы Питерской Вышки для организации научных мероприятий

Разместить анонс мероприятия можно на сайте подразделения, для этого обращайтесь к редакторам своих подразделений. После этого можно обратиться в Дирекцию по связям с общественностью к Надежде Владимировне Захарчук nzakharchuk@hse.ru для добавления новости в общую ленту анонсов сайта Питерской Вышки.

При необходимости можно создать сайт научного мероприятия: если оно предусматривает оргвзносы, то сайт сделать необходимо (причем как минимум за 2-3 месяца до). Для создания сайта мероприятия также обращайтесь в службу поддержки портала. Обратите внимание, что для создания сайта лучше продумать его наполнение и оформление заранее.

Создаем форму регистрации участников на странице мероприятия.

На странице Управления по организации и сопровождению мероприятий размещены формы регистрации на русском и английском языках, поля которых соответствуют утвержденному Аналитическим центром реестру участников мероприятий. Данные формы могут быть размещены на страницах подразделений по запросу инициаторов мероприятий.
Печатаем  бейджи при необходимости.

Если участие в мероприятии предполагает организационный взнос, то в первую очередь для проведения такого мероприятия понадобится сайт (см. пункт выше).

Забронировать помещения стоит на этапе начальной подготовки мероприятия, это понадобится для подготовки приказа. Забронировать аудиторию в нужном корпусе можно через старшего диспетчера корпуса, направив ему заявку на почту. Перед отправкой заявки убедитесь, что желаемая аудитория свободна: проверить можно на данном сайте.

Для получения необходимой техники и организации видеотрансляции обращайтесь в Управление по информационным технологиям.

При необходимости организации определенной расстановки столов, дополнительной мебели в аудиториях, установки напольных табличек и указателей для навигации (таблички формата А3 с названием мероприятия и указательными стрелками, именные таблички, таблички «гардероб», «кофе-брейк», «обед», «домики» для ключевых спикеров и др.) нужно оформить заявку (в свободной форме) и направить ее на электронную почту сотрудникам Дирекции по управлению административно-учебными корпусами.

Обратите внимание: оформить таблички нужно самостоятельно, сотрудники Дирекции предоставляют только сами напольные таблички и указатели для навигации.

Участникам зачастую требуется приглашение: от оформления командировки до отгула. Чаще всего их готовят за подписью руководителя подразделения — организатора или руководителя организационного комитета мероприятия. Рекомендуем на этапе регистрации участников предусмотреть это и в форме регистрации задать им вопрос, нужно ли приглашение.

Оформить приглашение можно в классическом стиле Вышки, а можно с дизайном мероприятия, который его учитывает. Брендбук и все рекомендации по использованию фирменного стиля Вышки размещены здесь.

Если в мероприятии будут принимать участие иностранцы, может понадобиться оформление визы. Здесь поможет Управление по международным связям: на их сайте размещена инструкция по оформлянию визовых приглашений.

Обратите внимание:

• при организации мероприятия с большим (от 20 чел.) количеством иностранных участников в составе оргкомитета конференции стоит предусмотреть наличие отдельного сотрудника, ответственного за визовую поддержку;
• в смете приказа необходимо предусмотреть расходы на оформление (оплата госпошлины) и доставку визового приглашения участникам;
• университет не может компенсировать приглашенному лицу расходы по оформлению визы (консульский сбор, страховка и т.д.).

Участникам может понадобиться бронь авиа - ж/д билетов, заказ гостиницы и организация трансфера. По этим вопросам обращайтесь в Управление маркетинговых коммуникаций (к Владимиру Петровичу Саенко vpsaenko@hse.ru).

Если оплата проживания иногородним участникам предполагается организаторами, то это важно предусмотреть в смете. Можно организовать проживание в общежитии — гостинице Питерской Вышки. Здесь может помочь Дирекция по управлению административно-учебными и жилыми корпусами: на начальном этапе подготовки мероприятия обратитесь к Евгении Владимировне Монаховой emonakhova@hse.ru, чтобы уточнить наличие необходимого количества мест и получить все инструкции.

Расходы на питание аналогично должны быть предусмотрены в смете. У Питерской Вышки заключен единый договор на организацию питания участников мероприятий и для заказа кофе-брейка заблаговременно направьте заявку в Дирекцию по управлению административно-учебными и жилыми корпусами Евгении Владимировне Монаховой emonakhova@hse.ru.

В заявке укажите:

1. Структурное подразделение – организатора;
2. Даты проведения мероприятия;
3. Место проведения (адрес, аудитория);
4. Время проведения;
5. Количество участников;
6. Пожелания по меню.

Расходы на сувенирную продукцию аналогично должны быть предусмотрены в смете. Для их заказа обращайтесь к Елене Викторовне Лыжиной elyzhina@hse.ru в Управление маркетинговых коммуникаций.

Полиграфия — бейджи, сертификаты участников, плакаты, раздаточный материал и т.д. Здесь все так же, как и с сувенирной продукцией: нужно предусмотреть в смете, а для их заказа обращайтесь к Елене Викторовне Лыжиной elyzhina@hse.ru в Управление маркетинговых коммуникаций.

Работа волонтеров — то, без чего провести мероприятие бывает сложно. В Питерской Вышке есть Центр волонтерства, который поможет их найти.

Обратите внимание: обратиться к ним нужно хотя бы неделю-две.

Список участников нужно будет приложить к приказу: продумайте сроки, так чтобы успеть провести регистрацию. Выпущенный приказ отправится в Управление по безопасности, но для прохода гостей Вышки нужно направить служебную записку на их проход в нужный корпус в Управление по безопасности:  Василию Геннадьевичу Маркову vgmarkov@hse.ru с копией Сергею Александровичу Добрякову sdobryakov@hse.ru.

Если получится так, что уже после выхода приказа список участников дополнится, можно оформить пропуска участникам через систему управления разовыми пропусками.