Командировки, отпуска и работа в самоизоляции

Памятка для работников и учащихся Питерской Вышки в связи с профилактикой коронавируса

© Степан Лихачёв

7 марта в Вышке были введены меры по профилактике коронавирусной инфекции, в связи с этим установлен запрет на любые зарубежные командировки и международную академическую мобильность. Администрация университета подготовила ответы на самые популярные вопросы об отмене командировок, академической мобильности и работе в самоизоляции.

1. Как долго продлится запрет на зарубежные командировки и международную академическую мобильность? Он распространяется на все кампусы Вышки?

Развернуть все

Запрет установлен на все командировки и академическую мобильность за пределы России (в том числе в страны, которые не входят в перечень стран с неблагополучной ситуацией с распространением коронавируса) на неопределенный срок до особого распоряжения ректора. При этом с 07 марта также отменены ранее запланированные зарубежные командировки и международная академическая мобильность с датой выезда в период до 30 июня 2020 года. Перечисленные меры распространяются на все кампусы НИУ ВШЭ (Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Пермь).

2. Как определить, входит ли страна в перечень стран «с неблагополучной ситуацией с коронавирусом». Где можно ознакомиться с этим списком?

Список стран можно узнать по горячей линии Правительства Москвы по телефону +7 (495) 870-45-09. На сегодня в список вошли Германия, Иран, Испания, Италия, Китай, Корея и Франция.

Также список стран с неблагополучной ситуацией опубликован на специальной странице отдела по социальным вопросам НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.

3. Что делать, если сотрудник сейчас находится в зарубежной командировке в стране, которая отнесена к странам с неблагоприятной ситуацией с распространением коронавируса?

Вам необходимо определиться, прерывать ли командировку и возвращаться в Россию (в случае, если есть возможность вернуться в Россию), или продолжить командировку до даты, которой обозначено окончание командировки в приказе. В первом случае вам необходимо инициировать приказ на изменение даты окончания командировки, поменять билеты, отменить неиспользованную часть бронирования отеля. Дополнительные расходы будут вам компенсированы по авансовому отчету. Необходимо будет в обычном порядке предоставить подтверждающие документы о понесенных расходах.

Заблаговременно или, если это невозможно, в день возвращения на территорию Российской Федерации вам необходимо поставить в известность о своем возвращении, датах и стране поездки вашего руководителя и начальника отдела кадров Возиян Людмилу Николаевну по электронной почте Lvozian@hse.ru или телефону (812) 644-59-11, доб. 61227. Подтверждением поездки может быть фото/копия страницы паспорта со штампом о пересечении границы.

Вам необходимо обеспечить режим самоизоляции на 14 дней. Отдел кадров отправит на указанную вами электронную почту скан дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе на дистанционную работу на период самоизоляции. Вам необходимо отправить ответное письмо со следующим текстом: «Экземпляр дополнительного соглашения получен. Возражений нет. Подпишу соглашение по возвращении в обычный режим работы».

Для организации работы в дистанционном режиме, пожалуйста, обратитесь к вашему руководителю и начальнику отдела технической поддержки Рязанову Виталию Васильевичу по электронной почте vvryazanov@hse.ru или телефону (812) 644-59-11, доб. 61701. Авансовый отчет о командировке сдается в стандартном установленном порядке.

4. Как сотруднику обеспечить самоизоляцию?

Вышка предлагает три способа:

1. Вы можете оформить листок нетрудоспособности.

2. Вы можете работать на дому. Сообщите об этом вашему руководителю и начальнику отдела кадров Возиян Людмиле Николаевне по электронной почте Lvozian@hse.ru или телефону (812) 644-59-11, доб. 61227. Подтверждением поездки (если была заграничная поездка) может быть фото/копия страницы паспорта со штампом о пересечении границы.

Отдел кадров отправит на указанную вами электронную почту скан дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе на дистанционную работу на период самоизоляции. Вам необходимо отправить ответное письмо со следующим текстом: «Экземпляр дополнительного соглашения получен. Возражений нет. Подпишу соглашение по возвращении в обычный режим работы».

Для организации работы в дистанционном режиме, пожалуйста, обратитесь к вашему руководителю и начальнику отдела технической поддержки Рязанову Виталию Васильевичу по электронной почте vvryazanov@hse.ru или телефону (812) 644-59-11, доб. 61701.

3. По согласованию с руководителем на период самоизоляции вы можете оформить ежегодный оплачиваемый отпуск.

5. Будут ли оплачиваться дни самоизоляции?

Если вы оформите больничный, дни самоизоляции будут оплачены Фондом социального страхования в установленном порядке.

Если вы перешли на дистанционную работу, дни самоизоляции будут оплачены как обычные рабочие дни.

Если вы оформили отпуск, дни отпуска будут оплачены в установленном порядке для оплаты отпусков.

6. Что делать, если сотрудник вернулся из зарубежной командировки и уже вышел на работу до 7 марта?

В этом случае вы можете продолжать посещать работу и не должны обеспечивать режим самоизоляции. Принимайте меры по предупреждению распространения коронавируса (измеряйте температуру, мойте руки, следуйте рекомендациям государственных органов и НИУ ВШЭ и т.д.)

7. Что делать, если студент сейчас находится на академическом обмене в стране, которая отнесена к странам с неблагоприятной ситуацией с распространением коронавируса?

 

Если сейчас вы находитесь на международной мобильности в стране с неблагоприятной ситуацией с распространением коронавируса, вам необходимо определиться, прерывать ли мобильность и возвращаться в Россию (в случае, если есть возможность вернуться в Россию) или остаться в университете в иностранном государстве. Прежде чем принимать решение, узнайте, есть ли в принимающем университете возможность перейти на дистанционное обучение. Если университет закрывается на длительный срок и не предлагает дистанционное обучение, то рекомендуем прервать мобильность. Для этого необходимо обратиться в учебный офис вашей образовательной программы и написать соответствующее заявление.

До принятия окончательного решения о прекращении или продолжении мобильности обязательно обратитесь в учебный офис НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, чтобы получить консультацию по изменению индивидуального учебного плана.

При невозможности вернуться в Российскую Федерацию, НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург будет оказывать содействие в организации учебного процесса по индивидуальному графику. В этой ситуации также следует обращаться в учебный офис вашей образовательной программы.

После возвращения в Россию вам необходимо обеспечить режим самоизоляции на 14 дней, сообщить об этом начальнику учебного офиса вашей образовательной программы и начальнику отдела адаптации иностранных студентов Кошкиной Лидии Александровне по электронной почте lkoshkina@hse.ru или телефону (812) 644-59-11, доб. 61748. Подтверждением поездки может быть фото/копия страницы паспорта со штампом о пересечении границы.

8. Что делать, если студент сейчас находится или собирается в частную поездку в другую страну?

 

Если вы сейчас находитесь в иностранном государстве или будете выезжать из Российской Федерации, вы обязаны заблаговременно или, если это невозможно, в день возвращения на территорию Российской Федерации поставить в известность о своем возвращении, датах и стране поездки руководител учебного офиса вашей образовательной программы и начальника отдела адаптации иностранных студентов Кошкину Лидию Александровну по электронной почте lkoshkina@hse.ru или телефону (812) 644-59-11, доб. 61748.

Если вы проживаете в общежитии, вам также необходимо заблаговременно или, если это невозможно, в день возвращения на территорию Российской Федерации дополнительно поставить в известность о своем возвращении начальника отдела организации проживания Гусеву Александру Сергеевну по электронной почте asguseva@hse.ru или телефону (812) 644-59-11, доб. 61740 для организации самоизоляции в общежитии.

Если вы возвращаетесь из страны с неблагоприятной ситуацией с распространением коронавируса, вам необходимо обеспечить режим самоизоляции на 14 дней.

9. Как студенту обеспечить самоизоляцию?

1. Вы можете оформить листок нетрудоспособности.

2. Вы можете учиться на дому. Сообщите о вашем решении начальнику учебного офиса вашей образовательной программы. На период самоизоляции для вас будет организовано дистанционное сопровождение учебных дисциплин в LMS.

10. Распространяется ли запрет на командировки и академическую мобильность в страны, которые не входят в список стран с неблагоприятной ситуацией с распространением коронавируса?

 

Да, запрет распространяется на командировки и международную академическую мобильность во все зарубежные страны.

11. Допускается ли оформление долгосрочных заграничных командировок и академической мобильности (например, стажировка по специальному гранту на 1,5 месяца за счет принимающей стороны) в страны, входящие и не входящие в список эпидемиологически опасных стран?

Нет, запрет установлен на все командировки и международную академическую мобильность, независимо от их продолжительности.

12. Что делать, если я запланировал зарубежную командировку?

 

Если приказ на командировку оформлен:

Если у вас была запланирована командировка в любую зарубежную страну (с выездом в период с 07 марта 2020 г. до 30 июня 2020 г.), и приказ на командировку уже издан, документ будет автоматически отменен. Вы и ваш руководитель будете об этом проинформированы по корпоративной почте.

Чтобы возместить потраченные средства, вам необходимо незамедлительно обратиться к поставщикам услуг (авиакомпания, отель и т.п.) за возмещением расходов и сделать все возможное для полного, или, если это невозможно, частичного возврата

Если поставщик обоснованно не возвращает средства, Вышка возместит вам понесенные расходы. Для этого в обычном порядке подайте авансовый отчет по отмененной командировке с приложением подтверждающих документов. Расходы будут компенсированы из того бюджета подразделения или программы, за счет которого планировалась оплата командировочных расходов. Для этого в авансовом отчете должен быть приведен источник финансирования командировки, указанный в отмененном приказе о командировании. Для рассмотрения нестандартных и спорных случаев при возмещении понесенных расходов создана специальная комиссия.

Если приказ на командировку еще не оформлен:

Если вы самостоятельно приобрели билеты и/или понесли другие расходы по планируемой зарубежной командировке (с выездом в период с 07 марта 2020 г. по 30 июня 2020 г.), а приказ о командировании по состоянию на 07 марта 2020 г. не был оформлен, вам следует незамедлительно обратиться к поставщикам услуг (авиакомпания, отель и т.п.) за возвратом уплаченных средств.

Если поставщик обоснованно не возвращает средства, университет может возместить вам понесенные расходы по решению специальной комиссии НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург. Подробная информация о процедуре и формате возмещения будут сообщены дополнительно

В случае положительного решения комиссии расходы будут компенсированы из того бюджета подразделения или программы, за счет которого планировалась оплата ваших командировочных расходов.

13. Что делать, если я вернулся из страны, которая не входит в список стран с неблагоприятной ситуацией с распространением коронавируса?

Если вы приехали из любой страны до 30 июня 2020 года, вам необходимо проинформировать об этом вашего руководителя и начальника отдела кадров Возиян Людмилу Николаевну по электронной почте Lvozian@hse.ru или телефону (812) 644-59-11, доб. 61227 (для сотрудников) или начальника учебного офиса вашей образовательной программы и начальника отдела адаптации иностранных стдентов Кошкину Лидию Александровну по электронной почте lkoshkina@hse.ru или телефону (812) 644-59-11, доб. 61748 (для студентов). В случае необходимости может быть запрошено подтверждение поездки сотрудника/студента. Подтверждением может служить фото/копия страницы паспорта со штампом о пересечении границы.