Q&A о портфолио: на что обратить внимание

Основная траектория поступления на магистерскую программу «UX-аналитика и проектирование информационных систем» – конкурс портфолио. Собрали в большом материале рекомендации и ответы академического руководителя программы Алёны Владимировны Суворовой на самые частые вопросы о конкурсе.

© Unsplash

Подробную схему поступления и все важные даты можно найти на сайте Приемной комиссии в разделе Схема поступления. Q&A по процедуре поступления можно найти в этом материале. Состав, структура и методика оценивания конкурсных документов подробно описаны в этом документе. 

Портфолио состоит из двух частей: общая часть (максимум 50 баллов) – это та часть, которая специфична именно для этой программы, и часть с личными достижениями (максимум 50 баллов), показывающими вашу квалификацию.  

В общую часть входят:

• CV (резюме) – до 1 балла
• мотивационное письмо – до 4 баллов
• образовательный балл  – до 15 баллов
• проект “Приложение моей мечты” – до 30 баллов

CV

В CV нужно в краткой форме рассказать о своем образовании, опыте, навыках, достижениях и знании иностранных языков. CV – это краткое обобщение той информации, которую вы предоставляете в портфолио.

На что обратить внимание 

• Не забудьте указать список публикаций, если они у вас есть.

• Не будет лишним перечислить релевантные проекты.

• Резюме – это все же краткое представление – не выходите за пределы одной страницы, в крайнем случае, двух, если у вас длинный список публикаций.

Можно ли использовать рабочее резюме в качестве CV?

В неизменном виде не рекомендуется,  цели у рабочего и академического резюме все же разные. Иногда абитуриенты даже пункт про желаемую должность не убирают, что снижает впечатление о мотивации абитуриента. При этом рабочее резюме можно взять за основу, не забыв указать не только рабочий, но и учебный, и научный опыт.

Есть ли шаблон CV, которому нужно следовать?

Нет, можно использовать любой. Только не забывайте, что CV – это краткое схематичное описание опыта и достижений, оно не предполагает распространенного описания полными предложениями. Не выходите за пределы одной - двух страниц. Если у вас много достижений, например, научных публикаций, то лучше указывать в первой части основные достижения, а полный список вынести в конец CV.

Стоит ли в академическом CV указывать внеучебные достижения, soft и hard skills?

Навыки указывать стоит, просто это должен быть достаточно компактный блок. Волонтерство, внеучебные активности указывайте в том случае, если считаете, что это важно для вашей самопрезентации. И да, подобный опыт нужно указывать компактно, он не должен составлять значительную часть вашего CV. CV – это не автобиография, оно не предполагает длинных описаний полными предложениями. Сделайте фокус на квалификации, научной деятельности, опыте, который соответствует направлению программы (компьютерные науки, когнитивные науки, пользовательские исследования).

Мотивационное письмо

Главная цель мотивационного письма – объяснить причину поступления на конкретную программу и магистратуру в целом. Оно должно содержать обоснование способности обучаться на этой программе и видение абитуриентом будущей академической или профессиональной карьеры и важности в ней образования в области анализа и проектирования информационных систем.

На что обратить внимание 

• Не делайте мотивационное письмо шаблонным, т.е. обезличенным письмом вида «учился - окончил - заинтересовался программой».
• Объясняйте, почему вам интересно то или иное направление, что конкретно вы бы хотели делать и как это связано с программой.
• Дополнительным бонусом является отсылка к собственному опыту: если вы что-то делали и осознали, что вам не хватает конкретных знаний и навыков, которые вы можете приобрести на программе, или вас волнует какая-то проблема из области человеко-компьютерного взаимодействия.

Какого объема должно быть мотивационное письмо?

Ограничений согласно требованиям нет, но разумное мотивационное письмо обычно объемом 1-2,5 страницы. Очень короткое письмо в большинстве случаев очень шаблонное, без описания реальной мотивации учиться именно на этой программе. Слишком длинные письма чаще всего представляют собой в большей степени автобиографию, чем описание мотивации или интересов, такие письма обычно содержат много лишних деталей, не относящихся к направлению программы.

Образовательный балл

Образовательный балл позволит комиссии понять, насколько ваше предыдущее образование близко к тематике программы и насколько успешным оно было. 

Образовательный балл рассчитывается так: из общего перечня прослушанных за все время обучения дисциплин формируется сокращенный список из 10 курсов по компьютерным наукам, анализу данных, социологии, психологии и человеко-машинному взаимодействию. По этим курсам как среднее по пятибалльной шкале определяется образовательный балл.

Список избранных курсов по желанию составляет сам абитуриент и добавляет к портфолио. В этот список обязательно должен входить как минимум один курс по анализу данных. В случае отсутствия курса по анализу данных, сумма считается по девяти дисциплинам. Список курсов должен подтверждаться данными из вкладыша или из справки об успеваемости.

Я не знаю, какие дисциплины включить в расчет образовательного балла.

Если вы сомневаетесь, можете не делать список самостоятельно. Его составят члены комиссии на основании приложения к диплому с оценками. Наличие или отсутствие такого списка дисциплин для образовательного балла никак не отражается на итоговом образовательном балле. Также учитывайте, что во время оценивания портфолио комиссией дисциплины, которые не относятся к перечисленным выше направлениям (компьютерные науки, анализ данных, социология, психология или человеко-машинное взаимодействие), будут заменены на другие или удалены, если такой замены найти не удалось.

В моем дипломе нет дисциплин по всем пяти указанным направления, например, нет ни одной дисциплины по психологии. Как в этом случае считать образовательный балл?

Обязательным является только курс по анализу данных. Все остальные направления в вашем дипломе могут как присутствовать, так и нет. Иными словами, у вас может быть, например, курс по анализу данных + 9 курсов по компьютерным наукам, без курсов по психологии. Или курс по анализу данных + 5 курсов по компьютерным наукам и 4 курса по социологии. Главное – чтобы включенные курсы принадлежали одному из допустимых направлений.

В моем дипломе нет дисциплины по анализу данных. Как будет рассчитан образовательный балл?

Под анализом данных понимается довольно широкий набор дисциплин, включая статистику и методы прикладных количественных исследований. Например, в качестве курса по анализу учитывается курс по теории вероятностей и математической статистике, встречающийся в учебных планах многих программ. В случае полного отсутствия курса по анализу данных, сумма считается по девяти дисциплинам с последующим делением на десять.

У меня совсем не профильная специальность, в моем дипломе нет десяти дисциплин по указанным направлениям, что делать?

Такие ситуации бывают, просто именно по этому критерию вы получите меньше баллов. Например, если у вас нашлось только девять дисциплин, подходящих под условие, то максимум при всех оценках “отлично” вы получите (9*5/10)*3 =  13,5 баллов.

В моем дипломе некоторые подходящие по направлению дисциплины не имеют оценки в баллах, только “зачтено”, можно ли их включить?

Да, зачет приравнивается к 3 баллам. Конечно, лучше выбирать дисциплины, где баллы выше, но если выбор –  включить дисциплину с зачетом или не включать ничего, то 3 балла лучше, чем 0.

Как 10-балльная шкала конвертируется в 5-балльную для подсчёта образовательного балла?

Используются оценки “отлично” (5), “хорошо” (4), “удовлетворительно” (3), “зачтено” (3) вне зависимости от того, в каких баллах они выражены первоначально. Например, для системы оценивания Высшей школы экономики соответствие следующее: 8-10 – это 5, 6-7 – это 4, 4-5 – это 3

Моя ВКР по тематике относится к перечисленным направлениям, могу я включить ее в расчет образовательного балла?

Нет, курсовые работы и ВКР не учитываются в расчете образовательного балла.

Проект «Приложение (сервис) моей мечты»

Описание собственного проекта «Приложение (сервис) моей мечты» – это ключевая часть портфолио. Основная цель этого пункта – выяснить ориентированность абитуриента в предметной области, его видение существующих проблем и возможных путей их решения. Критерии оценивания проекта:

• описание проблемы, которую решает сервис/приложение, его целевую аудиторию;
• критический анализ существующих решений, обоснование необходимости нового решения и его сравнение с аналогами;
• техническое описание предлагаемого решения;
• критический анализ сильных и слабых сторон предлагаемого сервиса/приложения, анализ степени решения проблемы.

На что обратить внимание 

• Описание проекта должно соответствовать всем указанным критериям, т.е. отсутствие, например, анализа существующих решений, приведет к снижению баллов даже при максимально проработанной технической части. При этом и хорошо проработанное описание проблемы без попыток ее решения (хотя бы концептуального, на уровне структуры, идеи или прототипа) не принесет высоких баллов. 
• Не бывает приложений без аналогов, хотя бы косвенных, слабые стороны и ограничения есть у любой идеи. Относитесь к своему предложению критически, анализируйте все стороны  комиссия – не инвесторы, которых вам нужно убедить проспонсировать проект.
• Не бойтесь схем, рисунков, графиков, таблиц – обобщенное представление информации часто упрощает ее восприятие.
• Следите за объемом – хорошее описание не обязательно должно быть многословным.
• Единых требований к формату (шрифт, подписи, выравнивание, поля и т.д.) нет – текст должен быть хорошо читаемым и структурированным, выделяйте абзацы, используйте заголовки, списки, таблицы, схемы.
• Подготовка такого проекта требует времени, поэтому не откладывайте на последний момент. И помните, описание вашего проекта должно быть корректным, структурированным и понятным.

Можно ли в качестве проекта использовать свою дипломную работу или статью?

И да, и нет. Да – в том смысле, что нет требований к уникальности предлагаемой идеи или обязательном представлении ее впервые в рамках этого конкурса портфолио; вы можете использовать уже разрабатываемую вами идею. Нет – если вы планируете просто вставить текст ВКР или статьи в том виде, в каком он есть. Во-первых, вы, скорее всего, не попадете в ограничения по объему (а в таких случаях комиссия делает выводы на основании первых 12 тысяч знаков). Во-вторых, у ВКР и статей обычно есть определенная структура со своими обязательными элементами, которые отличаются от перечисленных выше критериев, по которым оценивается проект. Другими словами, в загруженном тексте будет много лишнего, но при этом не будут отражены все необходимые для проекта элементы. Подводя итог: загружать ВКР или статью в неизменном виде не стоит, а переработать существующую идею и результаты в проект вполне допустимо.

Можно ли представить проект в виде решения в каком-нибудь инструменте, например, Figma или Notion?

Если только в нем – нет. Оценивается описание проекта, т.е. текст. Но дополнительно в текст вы можете включить скриншоты из подобных инструментов или ссылки на созданный там проект. Только помните, что все основные пояснения и результаты должны быть в тексте и не должны требовать обращения к внешним ресурсам.

У меня на работе есть задача по разработке алгоритма на определенном языке программирования для автоматического обмена данными между сервисами нашей системы. Можно ли ее использовать в качестве проекта?

Нет, это больше похоже на техническое задание, а не на описание проблемы пользователей, которую нужно решить. Проект должен быть ориентирован на конечных пользователей, а не решать внутренние задачи b2b (business-to-business) проектов. В указанном примере у вас не будет возможность показать логику своего обоснования для выбора того или иного решения, ведь большая часть будет основана на особенностях уже существующей системы и сформулированного задания. При этом в общем случае тема проекта может быть основана на рабочих задачах, если для нее можно определить конечных пользователей и если ее использование согласовано работодателем.

Судя по документу с требованиями, вступительный проект является в большей мере описательным. То есть, важна самая идея сервиса с подробным описанием того, как и для кого он работает, рабочий код не нужен. Правильно?

Почти правильно. Рабочий прототип действительно не требуется, но из вашего текста должно быть понятно, что вы не только придумали идею, но и подумали, как эта идея может быть воплощена в реальности. Детали этого воплощения могут быть разные, они зависят от вашего предыдущего опыта, например, это может быть схема взаимодействия отдельных элементов системы, описание сценариев работы, схемы интерфейса, описание используемых технологий и т.д. – именно это подразумевается в критерии “Техническое описание проекта”. Причем ни у одного из способов нет преимущества: наличие конкретного стека технологий не оценивается выше, чем проработанные сценарии, например. И главное, не забудьте, что большая часть проекта – это анализ и обоснование принятых решений на всех этапах проекта от определения целевой аудитории до анализа сильных и слабых сторон проекта.

Обязательны ли прототипы интерфейсов в проекте?

Нет. Отдельно такого критерия нет, нет баллов просто за наличие прототипов или штрафов за их отсутствие. Но при этом скетчи интерфейсов могут быть способом проиллюстрировать и структурировать  вашу идею.

Можно ли где-то увидеть примеры удачных проектов прошлых лет?

Нет. Все требования и критерии оценивания проектов есть в описании портфолио. Примеры не публикуются специально, чтобы не ограничивать абитуриентов, чтобы они выбирали именно то, что интересно, демонстрировали свою логику и структуру изложения. Если есть пример, то возникает соблазн выбрать ту же тему или построить работу точно так же, как в примере.

Проверяется ли текст проекта в Антиплагиате?

Да, нельзя просто взять чью-то готовую идею или чьи-то материалы, использование чужих схем, рисунков и т.д. должно быть корректным, в частности, со всеми необходимыми ссылками. При этом если система находит сходство с вашей же работой, то это допустимо, требования создания уникального проекта именно для конкурса портфолио нет (см. первый вопрос раздела).

Можно ли использовать генеративные модели для написания текста?

Сервисы с генеративными моделями – это инструмент, нет запрета на его использование. При этом нужно иметь в виду, что ответственным за итоговый результат является абитуриент, т.е. если для обоснования того или иного решения при проектировании приведены некорректные аргументы, то нельзя оправдать это тем, что “ChatGPT так указал”. Кроме того, тексты от генеративных моделей обычно содержат общие фразы без конкретных деталей, а иногда начинают эти детали и обоснования просто придумывать, будьте внимательны. Мы даже пробовали создавать проекты таким образом – без существенной переработки результатов, которые получили бы высокие баллы, у нас не получилось.

Личные достижения

Назначение раздела с личными достижениями – учесть широкий спектр достижений абитуриентов в их учебной, научной и профессиональной деятельности. Баллы можно получить за:

• научные публикации
• знание иностранных языков, подтвержденное сертификатами и дипломами (список принимаемых сертификатов и баллы указаны в документе с критериями оценивания)
• повышение квалификации за пределами основной учебной программы: онлайн курсы, стажировки, зимние и летние школы, проекты, профессиональная переподготовка
• успешное участие в олимпиадах и конкурсах по тематике программы

Обязательны ли все пункты этой части: и публикации, и курсы, и языковые сертификаты?

Нет, вся часть с личными достижениями – это бонусные баллы, которые могут быть получены за счет разного типа активностей: и научно-исследовательская деятельность, и дополнительное образование, и практическая деятельность. Только не забудьте, что баллы приносит только то, что соответствует тематике программы, единственное исключение – публикации.

У меня есть публикации, но они совсем не по тематике программы. Имеет ли смысл их включать в портфолио?

Да. Публикации даже не по тематике – это показатель опыта проведения исследований и написания научных текстов. Да, публикация такого же уровня, соответствующая тематике, принесет больше баллов, но это не причина не прикладывать подобные публикации.

Если засчитываются публикации по любой тематике, то за любую публикацию будет выставлен какой-то балл?

Нет. Публикации, содержащие признаки некорректных академических практик (в том числе, содержащие некорректные заимствования), дублирующиеся публикации не засчитываются.

Для того, чтобы получить баллы за публикацию, достаточно указать ее в CV?

Нет. Для того, чтобы публикация была учтена, обязательно наличие полного текста в материалах портфолио. Баллы за публикацию зависят, в том числе, и от ее содержания, у членов комиссии должна быть возможность ознакомиться с текстом.

У меня публикация не на русском языке, нужно ли ее переводить?

Если это английский язык, то нет. Для любого языка, кроме русского и английского нужен перевод аннотации. Если в статье есть аннотация на английском языке, этого достаточно.

Можно ли получить баллы за статью, которая еще не опубликована, но принята к публикации?

Да. В этом случае вам нужно приложить сам текст статьи в последней авторской редакции и подтверждение о принятии ее к публикации. Например, это может быть распечатка письма из редакции журнала или организационного комитета, если это статья на конференции.

В портфолио есть пункт про владение иностранным языком (в том числе, сертификаты IELTS, TOEFL), но центры сейчас закрыты – что делать, какие документы вы будете принимать в этом году?

Сертификат на знание английского языка не является обязательной частью портфолио, его может и не быть. Его наличие – это бонус, то, что позволяет получить дополнительные баллы. Обратите внимание, что в критериях оценивания портфолио в этом пункте значится не только сертификат IELTS. Вы можете указать другое подтверждение владения языком: международные сертификаты, обучение на иностранном языке, официальные курсы.

Как можно подтвердить обучение на английском языке не менее 60 ECTS в рамках основной программы?

Обычно достаточно приложения к диплому – проверьте, что у названия дисциплин там указано что-то вроде “изучена на английском языке” или есть фраза об объеме дисциплин, изученных на английском языке. Если таких отметок в вашем дипломе нет, то запросите подтверждение в своем университете.

Принимается ли сертификат “Лингвотест”?

Да. Чтобы получить 8 баллов в портфолио, нужно набрать не меньше 75 баллов теста (верхняя граница B2, как и у других сертификатов)

Для поступления на другие программы можно сдать внутренний экзамен по английскому языку. Можно ли сдать такой экзамен для дополнительных баллов?

Нет. Такой экзамен необходим для программ, где обучение ведется полностью на английском языке. Сертификат на знание английского языка не является обязательной частью портфолио. Его наличие – это бонус, показывающий предыдущую образовательную активность.

У меня есть сертификат на знание английского языка, полученный в вузе, он соответствует формату IELTS. Принесет ли он баллы?

Нет. Внутренние экзамены вузов не учитываются в портфолио

Есть ли список рекомендованных онлайн-курсов, которые будут засчитаны в портфолио?

Нет, такого списка нет. Сейчас очень много достойных курсов, и искусственно ограничивать абитуриентов администрация программы не хочет. Подходят любые курсы, соответствующие тематике программы: компьютерные науки (например, курсы по программированию или администрированию), анализ данных (включая статистику, машинное обучение, визуализацию данных), человеко-компьютерное взаимодействие, разделы социологии и психологии, связанные с исследованиями пользователей (когнитивная психология, социальное поведение, методы исследований и др.). В каждом конкретном случае решение принимает комиссия.

У меня пройден курс на Coursera, но я не могу получить сертификат. Будете ли вы засчитывать скриншоты выполнения заданий и полученных баллов?

Нет, баллы можно получить только за полностью пройденный онлайн-курс, подтвержденный сертификатом.

У меня много сертификатов онлайн-курсов, но в разделе про дополнительные документы, подтверждающие квалификацию, указано, что максимальный балл, который можно получить по этому разделу – это 15. Значит ли это, что не имеет смысла прикреплять больше 15 сертификатов?

Лучше прикрепить все. Во-первых, не за все онлайн-курсы  можно получить 1 балл или больше – короткие курсы по 4 часа “стоят” всего 0,25 балла. Во-вторых, какие-то курсы могут быть не засчитаны из-за несоответствия тематике.

Как понять, сколько баллов я получу за сертификат онлайн-курса?

На такой вопрос нет универсального ответа. Баллы за онлайн-курсы зависят от соответствия курса тематике программы, объема курса, уровня сложности. Например, короткий 4-часовой курс Datacamp по анализу данных принесет 0,25 балла. 1 балл можно получить за соответствующий тематике курс объемом 25-30 часов, например, курс по программированию на Stepik.org

Моя курсовая представляет собой большой проект, подходящий по тематике к программе, могу ли я учесть ее как подтверждение профессиональной квалификации? Как получить внешнее подтверждение?

Курсовые, ВКР, проекты, выполненные в рамках учебного процесса, не дают дополнительных баллов.

У меня есть сертификат Зимней школы НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург. Сколько баллов я за него получу?

0 баллов. Сертификаты участника зимних и летних школ дают больше 0 баллов только при подтверждении вовлеченного участия (а не просто присутствия и прослушивания), что может выражаться указанием количества кредитов или академических часов, оценками при наличии, ссылками на реализованные проекты или занятые места в соревнованиях. Поэтому помимо сертификата будет полезным приложение выписок или программ школ, письма с разъяснениями от организаторов, если они помогают продемонстрировать вовлеченное участие и вклад в квалификацию

Я принимал(а) участие в научном проекте моего научного руководителя. Как мне подтвердить свое участие?

Рекомендательным письмом от руководителя, содержащим краткое описание проекта и вашей роли в нем, с указанием решаемой задачи, используемых технологий и/или полученных навыков, полученных результатов. Любой проект, который вы указываете в портфолио, должен иметь внешнее подтверждение и конкретное описание вашей роли в этом проекте.

Даются ли баллы портфолио за опыт работы или стажировки в компаниях?

Зависит от формата представления его в портфолио. Для получения баллов должно быть детальное описание решенных задач и личного вклада абитуриента, стека используемых технологий или навыков, продемонстрированного абитуриентом, а также длительности стажировки. Просто выписки из трудовой книжки не достаточно, лучше, если это будет рекомендательное письмо, в котором отражены перечисленные выше элементы. Кроме того, учитывается только опыт, соответствующий тематике программы.

Для подтверждения стажировки и опыта работы вы просите детальное описание решенных задач, но я не могу его предоставить, моя работа регулируется NDA. Что делать в этом случае?

Детальное описание решенных задач не подразумевает разглашение каких-либо чисел, персональных данных и точных формулировок. Комиссии нужно понять тип решаемых задач, использованные технологии. Например, вы были на стажировке в качестве аналитика. При этом аналитик может решать очень разные задачи, может быть, это анализ конкурентов, или построение дэшбордов в Tableau, или визуализация данных с помощью R/Datawrapper, или статистический анализ с помощью R/Python/Excel, или построение моделей машинного обучения для предсказания или сегментации, или написание SQL-запросов к PostgreSQL базе данных – именно это и нужно пояснить в рекомендательном письме.

У меня есть сертификат участия в научной конференции. Получу ли я за него баллы и в какой раздел портфолио его отнести?

Само по себе участие, т.е. прослушивание докладов, оценивается в 0 баллов (как и стажировки, зимние и летние школы без вовлеченного участия). Участие в конференции с докладом часто подразумевает публикацию в сборнике, тогда это относится к разделу “Публикации” и второй раз не учитывается – не забудьте в этом случае приложить полный текст работы. Это может быть выступление с докладом, но без публикации, например, в формате постерной сессии, тогда это вовлеченное участие, которое относится к разделу с профессиональными достижениями. Кроме того, на конференциях может проходить конкурс работ, с указанием на сертификате призового места – в этом случае сертификат будет отнесен в раздел “Олимпиады и конкурсы”.

Я сомневаюсь, включать или не включать документ в портфолио, например, подходит ли курс по тематике. Как определить корректные критерии включения?

Основное правило – если сомневаетесь, то включайте. Но есть несколько исключений из этого правила. Что точно не нужно включать:

• школьные достижения (олимпиады, конкурсы и т.д.)
• спортивные достижения
• благодарности за то, как вы организовывали, например, КВН, выезды студентов и прочие внеучебные активности
• очевидно не подходящие по тематике сертификаты, например, онлайн-курсы по биологии, истории, филологии, если они не про вычислительные темы

Общие рекомендации

Не откладывайте подготовку портфолио на последний момент. Вам понадобится время для сбора и оформления некоторых документов для раздела личных достижений  – собрать все сертификаты онлайн-курсов, запросить и получить рекомендации, получить подтверждения участия в конкурсах и/или проектах. Во-вторых, как минимум, проект тоже требует времени – для поиска информации, анализа, структурирования, написания текста, создания иллюстрирующих и обобщающих материалов. Очень обидно читать описание проектов с великолепным началом, но недоработанных из-за явной нехватки времени на доработку.

И последнее. Если вы уже посмотрели на рекомендации прошлых лет и ориентировались на них, то не волнуйтесь – существенных изменений в структуре портфолио не произошло, все изменения связаны только с переименованием разделов портфолио для однозначных интерпретаций и пересмотром веса некоторых элементов (баллов в разделе о владении иностранным языком).

Если у вас остались вопросы по программе или составу портфолио, их можно задать академическому руководителю программы Алёне Владимировне Суворовой на последней онлайн-консультации 19 июля  в 17:00 (регистрация здесь) или в чате программы в Telegram @hsespb_ux_ma