Пошаговая инструкция по организации краткосрочного визита иностранного специалиста в НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург
Данная инструкция предназначена для работников принимающего структурного подразделения (школы/факультета, департамента, лаборатории и других ФЦО) кампуса, планирующих визит и организующих прием иностранных специалистов (далее – ИС) в рамках:
- конкурса по приглашению гостевых (иностранных) профессоров в НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург ("Visiting Professors"), проводимого Комиссией по образовательной деятельности НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург
- визитов отдельных иностранных специалистов в кампус с целью преподавания, научной работы или научно-технического сотрудничества по приглашению стурктурных подразделений кампуса с финансированием из средств соответствующих финансовых центров ответственности (ФЦО), кроме цели участия в проводимых структурными подразделениями кампуса мероприятий (конференций, семинаров, школ и т.п.)
- визитов небольших делегаций зарубежных вузов и организаций в кампус с целью научно-технического сотрудничества (переговоров)
NB! Инструкции по организации визитов иностранных специалистов в рамках общеуниверситетских конкурсов поддержки визитов в НИУ ВШЭ Visiting Scholars и Teaching Excellence размещены на общеуниверситетском портале VisitingScholars.
NB! Для организации визита иностранных специалистов с целью участия в мероприятиях, проводимых структурными подразделениями кампуса (конференции, семинары, летние/зимние школы и т.п.) необходимо заключение отдельного договора на организацию соответствующего мероприятия в соответствии со схемой, разработанной ЦОНАР.
Пошаговая инструкция по организации визита иностранного специалиста в кампус
1. На стадии предварительных переговоров запросить у ИС документы, которые в дальнейшем понадобятся для подачи заявки на конкурс и на визовое приглашение: CV иностранного специалиста; копия паспорта ИС (страница с фотографией и страницы с предыдущими визами РФ, если были); письмо-подтверждение от ИС о возможности и готовности приезда (в электронном или печатном виде - только для конкурса "Visiting Professors").
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: за 50-60 дней до планируемого визита
2. Как только окончательно согласованы сроки и программа визита ИС, определены ответственный за прием ИС и источник финансирования визита ИС, необходимо выбрать вид визита ИС и определить тип визы для въезда ИС в Россию.
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: за 50-60 дней до планируемого визита.
Виды визита ИС
Вид визита -> Особенности |
Визит с целью участия в реализации ОП / научной работы |
Визит с целью научно-технического сотрудничества |
Выплата гонорара |
Возможна |
Не возможна |
Покупка билетов, отеля, трансферов для ИС за счет принимающего подразделения |
Возможна |
Возможна |
Тип визы |
Рабочая |
НТС |
Необходимость постановки на миграционный учет |
Собственником жилья по адресу фактического проживания в СПб при длительности визита 7 календарных дней и более |
Собственником жилья по адресу фактического проживания в СПб при длительности визита 7 календарных дней и более |
Шаблон приказа |
О приеме ИС с целью преподавания / научной работы |
О приеме ИС с целью осуществелния научно-технического сотрудничества |
Источник финансирования |
Конкурс КОД Visiting Professors или иной источник |
Бюджет принимающего подразделения или иной источник |
Минимальные сроки подготовки визита |
30 рабочих дней до начала визита |
14 рабочих дней до начала визита |
Типы виз и их особенности
Тип визы - |
Рабочая (всегда МВД) |
НТС (МВД) |
НТС (письмо) |
||
Можно ли платить гонорар? |
Да |
Нет |
Нет |
||
Для граждан каких стран подходит? |
все страны |
все страны, для которых нельзя оформить письмо |
ЕС (кроме Великобритании и Ирландии), Норвегия, Дания, Швеция, КНР, Индия, Япония, Иран, США (только 3х-летние визы) |
||
Кем и на каком бланке оформляется? |
МВД РФ (Москва) через УМС и УВиР на бумажном бланке МВД или в электронной форме (телекс визового указания) |
ЦМС на угловом бланке НИУ ВШЭ СПб |
|||
Сроки оформления |
минимум 20 рабочих дней со дня подачи заявки в ЦМС + время на пересылку приглашения из Москвы в СПб, рекомендуемый ориентировочный срок – 30 рабочих дней |
5 рабочих дней со дня подачи заявки в ЦМС |
|||
Есть ли возможность ускоренного оформления приглашения? |
Нет |
При наличии технической возможности в экстренных случаях возможно оформление в течение 1-2 рабочих дней |
|||
Стоимость оформления |
Госпошлина 800 руб. |
бесплатно |
|||
На какой срок и с какой кратностью выдается виза? |
Всегда однократная на срок до 90 дней |
По умолчанию однократная на период до 90 дней с количеством дней пребывания согласно заявке При наличии у ИС предыдущей визы РФ (нужно предоставить копию) возможна выдача сразу многократной визы на период 1 год, пребывание до 90 дней в полугодие |
|||
Можно ли продлить визу во время пребывания в РФ? |
Продление на срок контракта, до 1 года |
Продление не предусмотрено |
|||
Нужен ли ИС оригинал визового приглашения для подачи на визу? |
Для приглашений на бумажном бланке МВД – оригинал необходим всегда. Для электронных приглашений МВД (телекс визового указания) ИС достаточно сообщить номер телекса визового указания |
Для граждан европейских стран как правило достаточно электронной копии письма. ИС лучше утонить это в консульстве РФ. Для КНР, Ирана, Индии всегда требуется оригинал. |
|||
Может ли ИС подавать документы на визу в стране, отличной от страны гражданства ИС? |
Тип визы не играет роли. Значение имеет отношение страны гражданства ИС к числу миграционно-опасных стран. Чтобы ИС-гражданин миграционно-опасной страны имел возможность подать документы на российскую визу в стране, отличной от страны его гражданства, необходимо на этапе подачи заявки на визовое приглашение в пакете документов предоставить в ЦМС нотариально заверенную копию документа, подтверждающего право ИС на постоянное пребывание в стране подачи (вид на жительство, разрешение на временное пребывание). Пример: приглашаемый ИС - гражданин Турции, проживает в Великобритании и планирует подавать документы на визу РФ в Лондоне. В этом случае необходимо предоставить заверенную копию его британского ВНЖ / РВП. |
||||
Какие документы необходимо предоставить в ЦМС для оформления визового приглашения? |
Заявка на приглашение ИС с подписью руководителя принимающего подразделения Та же заявка в формате MS Word Копия паспорта ИС (страница с фото) Форма ходатайства в электронном виде, без подписи Форма гарантийного письма в электронном виде, без подписи Оригинал квитанции об оплате госпошлины Для случаев, описанных в предыдущем пункте - нотариально заверенная копия документа, подтверждающего право ИС на постоянное пребывание в стране подачи
|
Заявка на приглашение ИС с подписью руководителя принимающего подразделения Та же заявка в формате MS Word Копия паспорта ИС (страница с фото) Для подачи на многократную визу: копия предыдущей российской визы ИС |
|||
Как и куда подавать заявку и документы на оформление приглашения? |
Заявка с полным пакетом документов направляется в электронном виде в Отдел миграционно-визового сопровождения УМС на адрес visasupportspb@hse.ru Оригинал платежного поручения на оплату госпошлины (для приглашений МВД) передается Отдел миграционно-визового сопровождения по адресу: набережная Канала Грибоедова, д.123, каб. 304, тел.: 8 812 6445911 *61562 либо в ячейку Управления по международным связям в каб. 209 на ул. Союза Печатников, 16. В этом случае просьба сообщить нам о передаче квитанции по email на адрес visasupportspb@hse.ru |
||||
Кто пересылает готовое приглашение ИС? |
Получателем услуги визовой поддержки является принимающее подразделение-заказчик. ЦМС передает готовое приглашение ответственному за прием ИС в электронном виде. Передача электронного приглашения конечному получателю (ИС) – зона ответственности принимающего подразделения и ответственного за прием ИС. |
||||
Какие документы необходимо предоставить ИС в консульство РФ при подаче на визу? |
Во всех случаях ИС необходимо самостоятельно и заранее уточнить перечень необходимых документов в консульстве РФ / визовом центре (ВЦ) – на сайте консульства / ВЦ или по телефону. Наиболее часто требуемый, но не исчерпывающий перечень документов приведен ниже. Он может отличаться в зависимости от страны и конкретного консульства РФ / ВЦ! |
||||
Оригинал приглашения МВД, либо иметь на руках номер телекса визовых указаний Медицинская страховка, действительная в РФ Медицинская справка, в т.ч. сертификат теста ВИЧ/СПИД Официальное письмо, подтверждающее намерение вуза заключить договор ГПХ с указанием размера гонорара (как правило, достаточно копии) Другие документы по требованию соответствующего консульства РФ / ВЦ |
Оригинал приглашения МВД, либо иметь на руках номер телекса визовых указаний Медицинская страховка, действительная в РФ Официальное письмо с указанием названия, места и сроков проведения мероприятия, на которое едет ИС (как правило, достаточно копии) Другие документы по требованию соответствующего консульства РФ / ВЦ |
Оригинал или копия письма-приглашения установленной формы Другие документы по требованию соответствующего консульства РФ / ВЦ
|
|||
Сколько занимает получение визы? |
Как правило, оформление визы РФ занимает 7-10 рабочих дней со дня подачи документов в консульство РФ / ВЦ. Сроки можно уточнить на сайте консульства РФ / ВЦ. В большинстве консульств РФ / ВЦ есть опция срочного оформления визы. Это стоит дороже. |
||||
Какова стоимость оформления визы? |
Вне зависимости от типа визы размер консульского сбора варьируется в зависимости от страны и конкретного консульства, как правило, в диапазоне $100-$200. ИС необходимо уточнить это заранее в соответствующем консульстве РФ / в ВЦ. В некоторых случаях при подаче документов на визу НТС по письму консульство РФ может принять решение об освобождении ИС от уплаты консульского сбора. Также ИС необходимо учитывать дополнительные расходы: сервисный сбор ВЦ сбор за срочное оформление визы стоимость медицинской страховки, теста ВИЧ/СПИД стоимость оформления требуемых консульством РФ документов (перевод, нотариальное заверение, апостилирование) |
||||
Возможна ли компенсация расходов ИС на получение российской визы? |
Механизм компенсации визовых и сопутствующих расходов иностранному специалисту, не являющемуся штатным работником НИУ ВШЭ, законодательством РФ не предусмотрен. Таким образом, все расходы, связанные с оформлением российской визы, несет приглашаемый ИС. По решению принимающего подразделения компенсация понесенных визовых расходов ИС, приглашаемого для преподавания / научной работы с выплатой гонорара по договору ГПХ, может быть осуществлена путем соответствующего увеличения размера гонорара ИС с учетом объема необходимых начислений и сметы расходов на прием ИС. |
3. Подать заявку на оформление визового приглашения в Отдел миграционно-визового сопровождения (ОМВС) УМС НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.
Рекомендуемые сроки прохождения этапа:
- не позднее 50 дней для визитов, предполагающих оформление рабочей визы и выплату гонорара;
- не позднее 40 рабочих дней для визитов иностранных специалистов, для которых необходимо оформление визового приглашения через МВД (см. п.2 выше); - не позднее 20 рабочих дней для визитов иностранных специалистов, для которых приглашение оформляется по упрощенной форме письма (см. п.2 выше)
Порядок подачи заявки на оформление визового приглашения
Консультации по вопросам оформления и подачи заявки на визовое приглашение:
Отдел миграционно-визового сопровождения Управления по международным связям
Адрес: набережная Канала Грибоедова, 123, каб. 304
Телефон: +7-812-644-59-11 *61577
Общий email для консультаций и отправки заявок: visasupportspb@hse.ru
4. Предложить ИС заранее уточнить в российском консульском учреждении список документов, необходимых для оформления российской визы соответствующего типа и выслать ИС памятку по визовой поддержке и миграционному учету (памятка доступна на сайте https://spb.hse.ru/io/russianvisa)
5. По готовности ОМВС передает ответственному за приме ИС скан визового приглашения. Ответственный за прием отправляет ИС скан визового приглашения. При необходимости ОМВС может отправить оригинал приглашения ИС курьерской почтой. Расходы на отправку нужно предусмотреть в смете на прием ИС!
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: необходимо обеспечить отправку приглашения иностранному специалисту исходя из средних сроков получения российской визы - 10 рабочих дней и 3-4 рабочих дня в ускоренном порядке (за дополнительную плату)
6. При необходимости пересылки ИС других документов курьерской почтой отправка осуществялется через Общий отдел.
Отправка документов курьерской почтой
- Расходы на отправку курьерской почтой необходимо предусмотреть в смете расходов на прием ИС
- Стоимость отправки в конкретную страну можно уточнить и порядок оформления заявки на отправку документов курьерской почтой можно уточнить на сайте Общего отдела
Консультации по отправке документов (кроме приглашений) курьерской почтой:
Общий отдел
Тел.: +7 812 644-59-11 *61234
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: сразу после согласования с ИС точных дат и финансовых условий визита; лучше всего - за 30 дней до начала визита. Помните: без подписанного приказа и утвержденной сметы не возможны бронирование билетов и проживания, проход в здания НИУ ВШЭ, теническая и административная поддержка визита!
Шаблоны приказов
Шаблон 1: приказ о приеме ИС для участия в реализации ООП (чтение лекций с выплатой гонорара; конкурс КОД 'visiting professors').
Шаблон Приказ_прием иностранного специалиста - гостевой профессор КОД.docx
Для каких случаев подходит: необходимо оформить прием гостевого профессора, которые приезжает читать лекции в рамках ООП по рабочей визе с получением гонорара. Финансирование из средств конкурса КОД или из другого источника. После издания такого приказа обязательно нужно заключить договор ГПХ.
Шаблон 2: приказ о приеме ИС с целью научно-технического сотрудничества без расходов кампуса
Шаблон_Приказ о приеме ИС НТС.docx
Для каких случаев подходит: быстрое оформление приказом визита отдельного иностранного специалиста, который приезжает для обсуждения сотрудничества и т.п. без выплаты гонорара и без каких-либо других расходов - по данному приказу нельзя купить билеты, гостиницу, организовать питание и т.д.! Это самый быстрый вид приказа с точки зрения времени согласования.
Шаблон 3: приказ об организации мероприятия с участием иностранного специалиста
Шаблон_Приказ о мероприятии с участием иностранного специалиста.docx
Для каких случаев подходит: данный приказ необходимо оформлять, когда в связи с визитом отдельного иностранного специалиста организуется отдельное мероприятие, предусматривающее оплату расходов участников (например, покупку билетов), но без выплаты гонорара. Внимание! Этот приказ НЕ подходит для оформления научного мероприятия с несколькими иностранными участниками (международная конференция, летняя школа и т.п.) - такие мероприятия необходимо оформлять отдельным приказом по схеме ЦОНАР; для организации таких мероприятий необходимо заключать отдельные договоры с подрядчиками.
8. После запуска приказа о приеме ИС в СЭД инициатор визита ИС (Координатор приема) обязан подготовить форму уведомления в бумажной форме и передать ее на подписание заместителю директора И.Ю. Щемелевой в ее приемную (наб. Канала Грибоедова, каб. 210) не позднее чем за 7 рабочих дней до начала визита ИС. Обратите внимание: согласование прикза о приеме ИС заместителем директора возможно только после получения им формы уведомления!
9. После подписания и регистрации приказа о приеме ИС в СДОУ (приказ придет по рассылке ответственному за прием ИС) при необходимости организовать приобретение билетов, бронирование отеля, трансферы для ИС
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: чем раньше - тем лучше, т.к. стоимость билетов и отелей увеличивается по мере приближения дат визита.
Варианты покупки билетов, бронирования отеля и трансферов
Вариант 1: использование внешнего трэвел-агента
На данный момент новый договор с внешним трэвел-агентом находится в процессе заключения. После заключения договора для оформления проездных билетов, а также организации проживания, принимающему подразделению необходимо направить подписанный приказ о приеме со всеми приложениями, паспорт иностранного специалиста и заполненную форму заявки специалисту, ответственному за взаимодействие с внешним трэвел-агентом (уточняется).
Заявка на оформление проездных билетов, проживания
Вся коммуникация с внешним трэвэл-агентом происходит только через ответственное лицо, назначаемое после заключения договора.
Порядок оказания услуг по организации приема приглашенного специалиста
Вариант 2: заключение отдельного договора с подрядчиком на оказание услуг по орагнизации визита ИС
Для каких случаев подходит данный вариант:
- организуется визит группы ИС для участия в конференции, семинаре, летней школе и т.п. мероприятиях;
- в рамках визита ИС требуется произвести расходы, не предусмотренные текущим договором с внешним трэвел-агентом, например, организация питания, заказ полиграфической и сувенирной продукции
В этих случаях рекомендуется сначала проконсультироваться с Отделом закупок относительно возможности заключения договора с единстенным поставщиком или необходимости проведения конкурентной закупки (конкурс).
Если возможно заклюение договора с единственным поставщиком, принимающее подразделение инициирует заключение отдельного договора с любым подрядчиком на организацию визита ИС или мероприятия с участием ИС. Договоры услуг заключаются по стандартному шаблону с сайта Юридического отдела: https://spb.hse.ru/dep_law/contracts-law, раздел «Договоры на оказание услуг» - шаблон «Договор на организацию визитов». Договоры согласовывается в электронном виде в СДОУ по стандартной процедуре в соответствии с Регламентом электронного согласования договоров на закупку товаров, работ, услуг для нужд НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в СДОУ (приказ от 15.12.2016 №8.3.6.2-08/1512-03). Регламент доступен на том же сайте Юридического отдела. Инструкция по согласованию договоров в СДОУ.pdf
В договоре/техническом задании необходимо предусмотреть обязательства исполнителя (подрядчика) по предоставлению отчетных документов, подтверждающих фактически понесенные расходы исполнителя (маршрутных квитанций авиабилетов с указанием фактической стоимости перелета по тарифам авиакомпании-перевозчика; ваучера из отеля с указанием фактической стоимости проживания по тарифам отеля и т.д.).
Заключение договора с единстенным поставщиком в среднем занимает 2 недели.
Для проводения конкурентной закупки принимающему подразделению необходимо подготовить служебную записку о внесении изменений в план закупок и проект технического задания, а также получить не менее 3 коммерческих предложений от разных компаний. Этот пакет документов направляется в Отдел закупок для организации конкурсных процедур. Рекомендуется обратиться в Отдел закупок за консультацией.
Сроки проведения конкурентной закупки: от 10 до 40 рабочих дней со дня публикации утвержденного ТЗ на сайте + около 10 рабочих дней на подписание договора с победителем конкурса.
10. После получения ИС российской визы следует попросить ИС прислать скан визы
11. Для визитов с выплатой гонорара: после получения скана визы ИС подготовить и запустить в СДОУ проект договора гражданско-правового характера (ГПХ)
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: не менее 10 рабочих дней до начала визита ИС. Договор ГПХ должен быть согласован и подписан НИУ ВШЭ до начала визита ИС!
Как рассчитать размер гонорара ИС?
Размер гонорара ИС в рамках конкурса «Visiting Professors» определяется в соответствии с Приказом от 11.01.2018 № 8.3.6.2-08/1101-01 «Об утверждении стоимости часа гостевым профессорам в рамках конкурса по приглашению гостевых (иностранных) профессоров в Санкт-Петербургском филиале федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» для участия в реализации основных образовательных программ на краткосрочный период»
В остальных случаях размер гонорара ИС определяется руководителем принимающего подразделения исходя из доступного финансирования
В случае необходимости компенсации ИС расходов на оформление рабочей визы (см. п.2, подраздел «Типы виз и их особенности»), компенсация может быть произведена путем соответствующего увеличения размера гонорара ИС
При расчете размера гонорара необходимо учитывать начисления – сумма гонорара в заявке должны включать ЕСН в размере 27,1% и НДФЛ 13% или 30% в зависимости от налогового статуса специалиста (резидент/нерезидент).
Пример:
- Размер гонорара, согласованный с ИС ("чистыми на руки"): 87 000 (резидент) / 70 000 (нерезидент)
- Сумма на выплату гонорара с учетом НДФЛ, которая будет указана в договоре ГПХ: 100 000
- Полный объем расходов (гонорар + НДФЛ + прочие начисления), который необхоимо предусмотреть в смете: 127 100
Как определить налоговй статус ИС?
Резидент – иностранный гражданин, пребывающий в течение календарного года более или равно 183 дней на территории РФ.
Нерезидент – иностранный гражданин, пребывающий в течение календарного года менее 183 дней на территории РФ.
Консультации по расчету размера гонорара и начислениям:
Бухгалтерия
Борисова Ирина Витальевна (8-812-644-59-11 *61152)
Порядок заключения договоров ГПХ с иностранным гражданином
Порядок заключения договоров ГПХ с иностранными гражданами, а также все необходимые формы документов и образцы их заполнения размещены на сайте Правового управления НИУ ВШЭ
Подробная инструкция по процедуре электронного согласования договоров ГПХ в СДОУ для Санкт-Петербургского кампуса размещена на сайте Управления персоналом НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург
Консультации по порядку заключения договоров ГПХ с ИС:
Отдел развития и обучения персонала Управления персоналом (8-812-644-59-11 *61227)
12. Для визитов с выплатой гонорара: после получения скана визы ИС направить в Управление персоналом (8-812-644-59-11 *61229) электронное письмо-заявку на оформление СНИЛС для ИС следующего содержания: «Уважаемые коллеги! Прошу оформить СНИЛС для иностранного специалиста [ФИО], визит с выплатой гонорара по ГПХ с [дата начала визита]», к письму нужно приложить скан паспорта ИС и скан визы ИС
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: сразу после получения ИС российской визы и не менее 10 рабочих дней до начала визита ИС - номер СНИЛС нужен для заключения договора ГПХ!
13. Разместить анонсы о мероприятиях, предусмотренных программой визита ИС, на сайте принимающего подразделения, а также отправить по электронной почте ссылку на анонс визита на сайте подразделения в Управление маркетинговых коммуникаций и в Центр международного образования (Санникова Марина Владимировна, 8-812-644-59-11 *61581) для размещения анонса на русскоязычном и англоязычном порталах НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург и для организации интервью
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: за 7-10 дней до начала визита ИС
По прибытии ИС в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург:
14. В день прибытия ИС в Санкт-Петербург или самое позднее на следующий рабочий день принимающее подразделение должно обеспечить постановку ИС на миграционный учет по адресу фактического проживания собственником жилья. Это необходимо при длительности пребывания в Российской Федерации 7 календарных дней и более.
Куда обращаться для постановки ИС на миграционный учет?
Внимание! В соответствии с 163-ФЗ с 8 июля 2018 постановка на миграционный учет осуществляется по месту фактического проживания ИС!
Если ИС проживает в гостинице, хостеле, отеле или частной квартире (в т.ч. Airbnb), его постановку на миграционный обязан осуществлять отель / собственник квартиры! Подробную информацию и списки необходимых документов смотрите на сайте "Миграционный учет иностарнных граждан"
За консультацией по вопросам миграционного учета ИС обращайтесь в Отдел миграционно-визового сопровождения УМС по телефону 8-812-644-59-11 *61577 или по email: migrationspb@hse.ru
Адрес ОМВС: наб. Канала Грибоедова, 123, каб. 304
15. Для визитов с выплатой гонорара: подписать у ИС договор ГПХ в двух экземплярах и акт выполненных работ
После окончания визита ИС:
16. Для визитов с выплатой гонорара: передать подписанные ИС договор ГПХ и акт выполненных работ в ПЭО для перечисления гонорара.
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: чем раньше - тем лучше, но не позднее 10 числа месяца, следующего за месяцем окончания визита ИС
17. Убедиться в том, что в ПЭО для оплаты переданы все документы по произведенным расходам (счета / чеки на оплату билетов, проживания, трансфера)
18. В течение 10 дней после окончания визита подготовить и направить отчет о визите в Упрвление по международным связям (по электронной почте на адрес: io-spb@hse.ru).
В случае визита в рамках конкурса "Visiting Professors" отчет необходимо также направить в Управление образовательных программ.