Пошаговая инструкция по организации краткосрочного визита иностранного специалиста в НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург

Данная инструкция предназначена для работников принимающего структурного подразделения (школы/факультета, департамента, лаборатории и других ФЦО) кампуса, планирующих визит и организующих прием иностранных специалистов (далее – ИС) в рамках: 

• конкурса по приглашению гостевых (иностранных) профессоров в НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург ("Visiting Professors"), проводимого Комиссией по образовательной деятельности НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург
• визитов отдельных иностранных специалистов в кампус с целью преподавания, научной работы или научно-технического сотрудничества по приглашению стурктурных подразделений кампуса с финансированием из средств соответствующих финансовых центров ответственности (ФЦО), кроме цели участия в проводимых структурными подразделениями кампуса мероприятий (конференций, семинаров, школ и т.п.)
• визитов небольших делегаций зарубежных вузов и организаций в кампус с целью научно-технического сотрудничества (переговоров)

NB! Инструкции по организации визитов иностранных специалистов в рамках общеуниверситетских конкурсов поддержки визитов в НИУ ВШЭ Visiting Scholars и Teaching Excellence размещены на общеуниверситетском портале VisitingScholars.

NB! Для организации визита иностранных специалистов с целью участия в мероприятиях, проводимых структурными подразделениями кампуса (конференции, семинары, летние/зимние школы и т.п.) необходимо заключение отдельного договора на организацию соответствующего мероприятия в соответствии со схемой, разработанной ЦОНАР.

Пошаговая инструкция по организации визита иностранного специалиста в кампус
 

1. На стадии предварительных переговоров запросить у ИС документы, которые в дальнейшем понадобятся для подачи заявки на конкурс и на визовое приглашение: CV иностранного специалиста; копия паспорта ИС (страница с фотографией и страницы с предыдущими визами РФ, если были); письмо-подтверждение от ИС о возможности и готовности приезда (в электронном или печатном виде - только для конкурса "Visiting Professors").
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: за 50-60 дней до планируемого визита

2. Как только окончательно согласованы сроки и программа визита ИС, определены ответственный за прием ИС и источник финансирования визита ИС, необходимо выбрать вид визита ИС и определить тип визы для въезда ИС в Россию.
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: за 50-60 дней до планируемого визита.

3. Подать заявку на оформление визового приглашения в Центр визового и миграционного сопровождения (ЦВМС) УМС НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.

Порядок подачи заявки на оформление визового приглашения

Консультации по вопросам оформления и подачи заявки на визовое приглашение:

Отдел миграционно-визового сопровождения Управления по международным связям
Адрес: набережная Канала Грибоедова, 123, каб. 304
Телефон: +7-812-644-59-11 *61238, 61577
Общий email для консультаций и отправки заявок: visasupportspb@hse.ru 

4. Предложить ИС заранее уточнить в российском консульском учреждении список документов, необходимых для оформления российской визы соответствующего типа.

5. Когда приглашение для иностранного гражданина будет готово, заявитель получит его по email. Стоит обязательно проверить все данные, отраженные в приглашении. Электронное приглашение нужно направить иностранному гражданину и ориентировать подавать документы на визу сразу после получения приглашения. Расходы, понесенные иностранным гражданином в связи с получением российской визы, не могут быть возмещены университетом.

6. При необходимости пересылки ИС других документов курьерской почтой отправка осуществялется через Общий отдел. 

Отправка документов курьерской почтой

• Расходы на отправку курьерской почтой необходимо предусмотреть в смете расходов на прием ИС
• Стоимость отправки в конкретную страну можно уточнить и порядок оформления заявки на отправку документов курьерской почтой можно уточнить на сайте Общего отдела

Консультации по отправке документов (кроме приглашений) курьерской почтой:
Общий отдел 
Тел.: +7 812 644-59-11 *61234
 

7. Оформить и запустить в СЭД приказ о приеме ИС с приложением программы визита  

Рекомендуемые сроки прохождения этапа: сразу после согласования с ИС точных дат и финансовых условий визита; лучше всего - за 30 дней до начала визита. Помните: без подписанного приказа и утвержденной сметы не возможны бронирование билетов и проживания, проход в здания НИУ ВШЭ, теническая и административная поддержка визита! 

Шаблоны приказов

Шаблон 1: приказ о приеме ИС для участия в реализации ООП (чтение лекций с выплатой гонорара; конкурс КОД 'visiting professors'). 
Шаблон Приказ_прием иностранного специалиста_гостевой профессор

Для каких случаев подходит: необходимо оформить прием гостевого профессора, которые приезжает читать лекции в рамках ООП по рабочей визе с получением гонорара. Финансирование из средств конкурса КОД или из другого источника. После издания такого приказа обязательно нужно заключить договор ГПХ.

Шаблон 2: приказ о приеме ИС с целью научно-технического сотрудничества без расходов кампуса
 Шаблон_Приказ о приеме ИС НТС.docx

Для каких случаев подходит: быстрое оформление приказом визита отдельного иностранного специалиста, который приезжает для обсуждения сотрудничества и т.п. без выплаты гонорара и без каких-либо других расходов - по данному приказу нельзя купить билеты, гостиницу, организовать питание и т.д.! Это самый быстрый вид приказа с точки зрения времени согласования. 

Шаблон 3: приказ об организации мероприятия с участием иностранного специалиста
 Шаблон_Приказ о мероприятии с участием иностранного специалиста.docx

Для каких случаев подходит: данный приказ необходимо оформлять, когда в связи с визитом отдельного иностранного специалиста организуется отдельное мероприятие, предусматривающее оплату расходов участников (например, покупку билетов), но без выплаты гонорара. Внимание! Этот приказ НЕ подходит для оформления научного мероприятия с несколькими иностранными участниками (международная конференция, летняя школа и т.п.) - такие мероприятия необходимо оформлять отдельным приказом по схеме ЦОНАР; для организации таких мероприятий необходимо заключать отдельные договоры с подрядчиками. 

8. После запуска приказа о приеме ИС в СЭД инициатор визита ИС (Координатор приема) обязан направить по электронной почте сотруднику ЦМС программу мероприятия (Приложение 1), уведомление (Приложение 3) обязательно вместе с паспортами участников делегации не позднее чем за 7 рабочих дней до начала визита ИС. 

9. После подписания и регистрации приказа о приеме ИС в СДОУ (приказ придет по рассылке ответственному за прием ИС) при необходимости организовать приобретение билетов, бронирование отеля, трансферы для ИС
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: чем раньше - тем лучше, т.к. стоимость билетов и отелей увеличивается по мере приближения дат визита.

Варианты покупки билетов, бронирования отеля и трансферов

Вариант 1: использование внешнего трэвел-агента

На данный момент новый договор с внешним трэвел-агентом находится в процессе заключения. После заключения договора для оформления проездных билетов, а также организации проживания, принимающему подразделению необходимо направить подписанный приказ о приеме со всеми приложениями, паспорт иностранного специалиста и заполненную форму заявки специалисту, ответственному за взаимодействие с внешним трэвел-агентом.

Заявка на оформление проездных билетов, проживания 

Вся коммуникация с внешним трэвэл-агентом происходит только через ответственное лицо, назначаемое после заключения договора. 

Порядок оказания услуг по организации приема приглашенного специалиста 

Вариант 2: заключение отдельного договора с подрядчиком на оказание услуг по орагнизации визита ИС

Для каких случаев подходит данный вариант:

• организуется визит группы ИС для участия в конференции, семинаре, летней школе и т.п. мероприятиях;
• в рамках визита ИС требуется произвести расходы, не предусмотренные текущим договором с внешним трэвел-агентом, например, организация питания, заказ полиграфической и сувенирной продукции

В этих случаях рекомендуется сначала проконсультироваться с Отделом закупок относительно возможности заключения договора с единстенным поставщиком или необходимости проведения конкурентной закупки (конкурс).

Если возможно заклюение договора с единственным поставщиком, принимающее подразделение инициирует заключение отдельного договора с любым подрядчиком на организацию визита ИС или мероприятия с участием ИС. Договоры услуг заключаются по стандартному шаблону с сайта Юридического отдела: https://spb.hse.ru/dep_law/contracts-law, раздел «Договоры на оказание услуг» - шаблон «Договор на организацию визитов». Договоры согласовывается в электронном виде в СДОУ по стандартной процедуре в соответствии с Регламентом электронного согласования договоров на закупку товаров, работ, услуг для нужд НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в СДОУ (приказ от 15.12.2016 №8.3.6.2-08/1512-03). Регламент доступен на том же сайте Юридического отдела.  Инструкция по согласованию договоров в СДОУ.pdf 

В договоре/техническом задании необходимо предусмотреть обязательства исполнителя (подрядчика) по предоставлению отчетных документов, подтверждающих фактически понесенные расходы исполнителя (маршрутных квитанций авиабилетов с указанием фактической стоимости перелета по тарифам авиакомпании-перевозчика; ваучера из отеля с указанием фактической стоимости проживания по тарифам отеля и т.д.).
Заключение договора с единстенным поставщиком в среднем занимает 2 недели.

Для проводения конкурентной закупки принимающему подразделению необходимо подготовить служебную записку о внесении изменений в план закупок и проект технического задания, а также получить не менее 3 коммерческих предложений от разных компаний. Этот пакет документов направляется в Отдел закупок для организации конкурсных процедур. Рекомендуется обратиться в Отдел закупок за консультацией.   

Сроки проведения конкурентной закупки: от 10 до 40 рабочих дней со дня публикации утвержденного ТЗ на сайте + около 10 рабочих дней на подписание договора с победителем конкурса. 

10. После получения ИС российской визы следует попросить ИС прислать скан визы

11. Для визитов с выплатой гонорара: после получения скана визы ИС подготовить и запустить в СДОУ проект договора гражданско-правового характера (ГПХ)
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: не менее 10 рабочих дней до начала визита ИС. Договор ГПХ должен быть согласован и подписан НИУ ВШЭ до начала визита ИС!

Как рассчитать размер гонорара ИС?

Размер гонорара ИС в рамках конкурса «Visiting Professors» определяется в соответствии с Приказом от 11.01.2018 № 8.3.6.2-08/1101-01 «Об утверждении стоимости часа гостевым профессорам в рамках конкурса по приглашению гостевых (иностранных) профессоров в Санкт-Петербургском филиале федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» для участия в реализации основных образовательных программ на краткосрочный период»

В остальных случаях размер гонорара ИС определяется руководителем принимающего подразделения исходя из доступного финансирования

В случае необходимости компенсации ИС расходов на оформление рабочей визы (см. п.2, подраздел «Типы виз и их особенности»), компенсация может быть произведена путем соответствующего увеличения размера гонорара ИС

При расчете размера гонорара необходимо учитывать начисления – сумма гонорара в заявке должны включать ЕСН в размере 27,1% и НДФЛ 13% или 30% в зависимости от налогового статуса специалиста (резидент/нерезидент).

Пример: 

• Размер гонорара, согласованный с ИС ("чистыми на руки"): 87 000 (резидент) / 70 000 (нерезидент)

• Сумма на выплату гонорара с учетом НДФЛ, которая будет указана в договоре ГПХ: 100 000

• Полный объем расходов (гонорар + НДФЛ + прочие начисления), который необхоимо предусмотреть в смете: 127 100

Как определить налоговй статус ИС?
Резидент – иностранный гражданин, пребывающий в течение календарного года более или равно 183 дней на территории РФ.

Нерезидент – иностранный гражданин, пребывающий в течение календарного года менее 183 дней на территории РФ.

Консультации по расчету размера гонорара и начислениям:

Бухгалтерия
Борисова Ирина Витальевна (8-812-644-59-11 *61152)

Порядок заключения договоров ГПХ с иностранным гражданином

Порядок заключения договоров ГПХ с иностранными гражданами, а также все необходимые формы документов и образцы их заполнения размещены на сайте Правового управления НИУ ВШЭ

Подробная инструкция по процедуре электронного согласования договоров ГПХ в СДОУ для Санкт-Петербургского кампуса размещена на сайте Управления персоналом НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург

Консультации по порядку заключения договоров ГПХ с ИС:

Отдел развития и обучения персонала Управления персоналом (8-812-644-59-11 *61227)

12. Для визитов с выплатой гонорара: после получения скана визы ИС направить в Управление персоналом (8-812-644-59-11 *61229) электронное письмо-заявку на оформление СНИЛС для ИС следующего содержания: «Уважаемые коллеги! Прошу оформить СНИЛС для иностранного специалиста [ФИО], визит с выплатой гонорара по ГПХ с [дата начала визита]», к письму нужно приложить скан паспорта ИС и скан визы ИС
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: сразу после получения ИС российской визы и не менее 10 рабочих дней до начала визита ИС - номер СНИЛС нужен для заключения договора ГПХ!

13. Разместить анонсы о мероприятиях, предусмотренных программой визита ИС, на сайте принимающего подразделения, а также отправить по электронной почте ссылку на анонс визита на сайте подразделения в Управление маркетинговых коммуникаций и в Центр международного образования для размещения анонса на русскоязычном и англоязычном порталах НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург и для организации интервью
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: за 7-10 дней до начала визита ИС

По прибытии ИС в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург:

14. В день прибытия ИС в Санкт-Петербург либо на следующий день принимающее подразделение должно обеспечить постановку ИС на миграционный учет по адресу фактического проживания. Если ИС проживает в арендованном жилье, квартире - его постановку на миграционный учет осуществляет собственник квартиры. Если ИС проживает в гостинице, хостеле, отеле - его постановку на миграционный учет обязан осуществлять отель в течение 1 дня с даты прибытия. 
За консультацией по вопросам миграционного учета ИС обращайтесь в Отдел миграционно-визового сопровождения УМС по телефону 8-812-644-59-11 *61577 или по email: migrationspb@hse.ru 
Адрес ОМВС: наб. Канала Грибоедова, 123, каб. 304
 

15. Для визитов с выплатой гонорара: подписать у ИС договор ГПХ в двух экземплярах и акт выполненных работ

После окончания визита ИС:

16. Для визитов с выплатой гонорара: передать подписанные ИС договор ГПХ и акт выполненных работ в ПЭО для перечисления гонорара.
Рекомендуемые сроки прохождения этапа: чем раньше - тем лучше, но не позднее 10 числа месяца, следующего за месяцем окончания визита ИС

17. Убедиться в том, что в ПЭО для оплаты переданы все документы по произведенным расходам (счета / чеки на оплату билетов, проживания, трансфера)

18. В течение 10 дней после окончания визита подготовить и направить отчет о визите в Упрвление по международным связям (по электронной почте на адрес: io-spb@hse.ru).
В случае визита в рамках конкурса "Visiting Professors" отчет необходимо также направить в Управление образовательных программ.