• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Организация научных мероприятий

С  28.04.2020 вступил в силу новый  Регламент организации и сопровождения научных мероприятий. Подробно новые правила организации описаны в документе ниже: 

Регламент организации и сопровождения конгрессных научных мероприятий НИУ ВШЭ-СПб (DOCX, 94 Кб) 

 

УЧАСТНИКИ ПРОЦЕССА ОРГАНИЗАЦИИ КОНГРЕССНЫХ НАУЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Инициатор мероприятия - учебное или научное структурное подразделение в лице руководителя или сотрудника, которое выступает с инициативой о проведении мероприятия. Инициатор мероприятия осуществляет все взаимодействия с внешними участниками мероприятия и несет ответственность за содержательную часть мероприятия.

Ответственный работник Инициатора – должностное лицо, назначенное Инициатором мероприятия для координации процесса организации мероприятия.

Заказчик мероприятия - руководитель административного, учебного или научного подразделения кампуса, который осуществляет общий контроль за содержанием и организацией мероприятия.

Организатор мероприятия - структурное подразделение кампуса или должностное лицо, которое несет ответственность за организацию и сопровождение мероприятия. Организатор мероприятия осуществляет все взаимодействия с внутренними службами по поводу организации мероприятия.

ЦОНАР – центр организации науки и академического развития, оказывает консультации по вопросам организации конгрессных научных мероприятий в кампусе.

 

ВИДЫ КОНГРЕССНЫХ НАУЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Общекампусные мероприятия  инициируются деканом факультета, заказчиком мероприятия выступает директор кампуса или заместитель директора. Организацией общекампусных мероприятий занимается  Управление маркетинговых коммуникаций. 

Мероприятия факультетов  инициируются руководителем структурного подразделения, заказчиком мероприятия выступает декан факультета или заместитель декана, организатор — менеджер факультета.

Мероприятия структурных подразделений  (департаментов, лабораторий, центров) инициируются руководителем проекта, заказчиком мероприятия выступает руководитель подразделения. Организационную поддержку таких мероприятий осуществляет  Центр организации науки и академического развития (ЦОНАР)

 

ФОРМАТЫ КОНГРЕССНЫХ НАУЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Онлайн мероприятия – проходят с применением информационно-коммуникационных технологий в полном объеме, без использования материально-технической базы университета.

Оффлайн мероприятия – проходят без применения информационно-коммуникационных технологий с использованием материально-технической базы университета.

Смешанный формат – сочетание оффлайн и онлайн форматов (например, оффлайновая основная часть и онлайновая работа в секция, либо оффлайновая работа для очных участников и одновременная онлайн трансляция для дистанционных участников).

 

ИСТОЧНИКИ ФИНАНСИРОВАНИЯ КОНГРЕССНЫХ НАУЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Центральная комиссия – в этом случае необходимо оформить заявку по форме Заявка (DOC, 37 Кб). Заявки структурных подразделений рассматриваются Научной комиссией кампуса ежегодно в ноябре года, предшествующего плановому.

Бюджеты структурных подразделений кампуса. В этом случае необходимо подать служебную записку на имя руководителя структурного подразделения.

 

ПЛАНИРОВАНИЕ КОНГРЕССНЫХ НАУЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Планирование конгрессных научных мероприятий осуществляется на календарный год. Деканы предоставляют план конгрессных научных мероприятий факультета на следующий календарный год не позднее 20 ноября текущего календарного года по форме План (DOCX, 20 Кб).

На основании Плана научных мероприятий формируется Календарь событий кампуса на портале кампуса, рассылки зарубежным партнерам HSE SPb Newsletter и анонсы мероприятий разделе «Наука» официального сайта НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург на русском и английском языках.

 

ОТЧЕТНОСТЬ ПО КОНГРЕССНЫМ НАУЧНЫМ МЕРОПРИЯТИЯМ

Согласно приказу ректора НИУ ВШЭ от 24.07.2020 № 6.18.1-01 структурные подразделения университета обязаны обеспечивать сбор, систематизацию и предоставление сведений по научным и научно-образовательным мероприятиям, прошедшим в НИУ ВШЭ в онлайн, оффлайн и смешанном форматах.

По результатам каждого мероприятия Ответственный работник Инициатора заполняет реестр участников мероприятия по форме Реестры участников мероприятий (XLSX, 1.10 Мб).

Для упрощения процесса заполнения реестров рекомендуется использовать типовые регистрационные формы (доступны для клонирования на сайт мероприятия и/или подразделения).

Подробная информация по реестрам участников доступна на сайте ЦОНАР.

 

АЛГОРИТМ ОРГАНИЗАЦИИ КОНГРЕССНОГО НАУЧНОГО МЕРОПРИЯТИЯ

1.    Заявка. Инициатор предоставляет Организатору по форме Заявка (DOCX, 19 Кб) не позднее, чем за 2 месяца до мероприятия.

2.   Приказ. Готовит Организатор по форме для оффлайн мероприятий Приказ оффлайн (DOCX, 26 Кб) или для онлайн мероприятий Приказ онлайн (DOCX, 39 Кб) не позднее, чем за 1 месяц до мероприятия. Для онлайн мероприятий факультетов и структурных подразделений приказ не требуется, оформляется служебная записка по форме Служебная записка (DOCX, 15 Кб). В случае наличия финансовых затрат, обязательным приложением к приказу является Смета (XLS, 48 Кб).

3.   Служебные записки. Готовит Организатор по типовым формам административных структурных подразделений в установленные сроки.

4.   Реестр участников. Готовит Ответственный работник Инициатора по форме Реестр участников (XLSX, 1.10 Мб).

 

Инструкция по проведению оффлайн конгрессного научного мероприятия размещена по ссылке. Протокол подготовки и проведения онлайн конгрессного научного мероприятия размещен по ссылке.

 

По вопросам организации проведения научных конгрессных мероприятий Вы можете обращаться к менеджеру ЦОНАР 



 


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.