• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Организация научных мероприятий

Conference


С  28.04.2020 вступил в силу новый  Регламент организации и сопровождения научных мероприятий. Подробно новые правила организации описаны в документе ниже: 

Регламент организации и сопровождения конгрессных научных мероприятий НИУ ВШЭ-СПб (DOCX, 94 Кб) 



Основные моменты организационного процесса:

  1. Вводятся различные схемы организации для особо крупных (общекампусных мероприятий), мероприятий факультетов и научных подразделений. 
Общекампусные мероприятия инициируются деканом факультета, заказчиком мероприятия выступает директор кампуса или заместитель директора. Организацией общекампусных мероприятий занимается Управление маркетинговых коммуникаций ;
Мероприятия факультетов инициируются руководителем структурного подразделения, заказчиком мероприятия выступает декан факультета или заместитель декана, организатор — менеджер факультета;
Мероприятия структурных подразделений (департаментов, лабораторий, центров) инициируются руководителем проекта, заказчиком мероприятия выступает руководитель подразделения. Основной организатор мероприятий структурных подразделений — Центр организации науки и академического развития (ЦОНАР).  

Для получения консультации по вопросам проведения научного мероприятия любого уровня следует обратиться в Центр организации науки и академического развития (ЦОНАР)
иии

2. Независимо от уровня организации, организационные процессы проходят по единой схеме, представленной в Регламенте. Мероприятие в обязательном порядке согласуется с Центром организации науки и академического развития (ЦОНАР)

3.  Научные мероприятия заблаговременно вносятся в План научных мероприятий факультета, сформированный деканом факультета на один календарный год. План должен быть предоставлен в Общий отдел и ЦОНАР не позднее 20 ноября текущего года. На основании Плана научных мероприятий формируется Календарь событий кампуса на портале кампуса, рассылки зарубежным партнерам HSE SPb Newsletter и анонсы мероприятий разделе «Наука» официального сайта НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург на английском языке. 

4.  Заявка на организацию проведения научного мероприятия в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург подается не позднее, чем за 2 месяца до мероприятия.  В случае несвоевременного предоставления Заявки организаторам, инициатор берет на себя подготовку проекта приказа о проведении мероприятия и служебных записок внутренним службам.  Образец заявки: Бланк заявки на мероприятие (DOCX, 19 Кб) . Бланки сметы и формы приказов доступны по ссылке.
 
5.  Организатор — менеджер факультета, УМК или ЦОНАР — подготавливает проект Приказа на проведение научного мероприятия подразделением НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в течение 5 рабочих дней с даты принятия Заявки к исполнению. Пакет служебных записок для внутренних служб НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, договоры с контрагентами готовит организатор. 

6. Ответственным за взаимодействие с потенциальными участниками мероприятия, включая регистрацию, является инициатор мероприятия (тот, кто подавал заявку).

7.  При рассчете сметы инициатор мероприятия должен учитывать существующие лимиты затрат на питание:

- на организацию кофе-брейка (вода входит в стоимость) – до 300 руб./чел.;

- на организацию обеда – до 500 руб./чел.

Превышение вышеуказанных затрат возможно исключительно при наличии в смете мероприятия внешних привлеченных средств (оргвзносы, средства грантов и т.д.).

8. Если мероприятие предполагает оргвзносы от участников или другие формы оплаты участия, то необходимо заблаговременно (не менее чем за четыре месяца) для согласования размера данных выплат обратиться в Финансовый комитет к Гаврилиной Дарье Юрьевне.

 


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.