• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Памятка по организации научных мероприятий

Этап

Подразделение для контакта

Длительность исполнения

За 4 месяца до проведения мероприятия

1. Определяем формат научного мероприятия (конференция, симпозиум, семинар, круглый стол, коллоквиум и т.д.). Составляем предварительную программу. Определяем предполагаемое количество участников.

Структурное подразделение, в рамках которого планируется провести мероприятие

 

За 3-4 месяца до проведения мероприятия

2. Подготовка и согласование приказа и сметы на мероприятие

 

 

2.1.  В случае если предполагаются оргвзносы от участников, необходимо обратиться в Финансовый комитет к Гаврилиной Дарье Юрьевне 

Финансовый комитет

 

2.2. Определяем источник финансирования: выясняем, есть ли средства на проведение мероприятия. 

ЦОНАР
ПЭО

 

2.3. Подсчитываем предварительные расходы, составляем и утверждаем проект сметы научного мероприятия  (необходимо учесть все расходы на проведения мероприятия, в том числе расходы на оплату госпошлины за оформление визы и отправку оригинала приглашения гостю курьерской службой).

Направляем смету на предварительное согласование директору ЦОНАР и начальнику ПЭО

Смета на мероприятие

Обращаемся в отдел закупок для определения способа закупки и сроков закупки по каждому пункту сметы (существующий договор кампуса, договор с единственным исполнителем, конкурентная процедура).

ЦОНАР
ПЭО, отдел закупок

 

2.4. Бронируем аудиторию. Для этого направляем заявку (дата, место проведения, название мероприятия, количество участников, пожелания к техническому оснащению аудитории) по электронной почте диспетчеру той площадки, на которой планируется мероприятие

Диспетчеры, ответственные за площадки

1 – 3 дня

2.5. Готовим проект приказа научного  мероприятия  и запускаем его в СДОУ  (формы приказов).

В приказ необходимо включить: смету (если предполагаются расходы), программу мероприятия, список участников.
В листе согласования необходимо указать: руководителя структурного подразделения, ответственного за организацию мероприятия; начальника общего отдела; директора ЦОНАР; начальника ПЭО и главного бухгалтера; начальника управления маркетинговых коммуникаций;  заместителя директора, курирующего фундаментальную науку.

В лист рассылки просим включать Васильеву Ю.С., Борисову И.В., Платонова К.С., Аверьянову Ю.В.

Если предполагаются оргвзносы от участников, необходимо за 2-3 месяца создать сайт научного мероприятия (после подписания приказа), обратившись в Управление маркетинговых коммуникаций.

Общий отдел

На согласование и подписание приказа уходит от 5 до 14 дней

3. Организация визитов участников мероприятия в НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург

 

 

3.1. Оформляем визовые приглашения для иностранных участников мероприятия в соответствии с инструкцией  Центра международного сотрудничества  

ВАЖНО:

·        при организации мероприятия с большим (от 20 чел.) количеством иностранных участников в составе оргкомитета конференции необходимо предусмотреть наличие отдельного сотрудника, ответственного за визовую поддержку;

·        в смете приказа необходимо предусмотреть расходы на оформление (оплата госпошлины) и доставку визового приглашения участникам;

·        организаторы могут воспользоваться действующим договором с DHL (контактное лицо – Платонов К.С.);

·        университет не может компенсировать приглашенному лицу расходы по оформлению визы (консульский сбор, страховка и т.д.).

Центр международного сотрудничества

 

3.2. Организация проезда и проживания участников (если расходы по приглашению участников берет на себя кампус)

ВАЖНО:

·        Для организации проезда и проживания участников мероприятия необходимо заключить отдельный договор с внешним агентом, например, с ООО «Фьюжн Трэвел», контакты которого может предоставить ЦОНАР.

·        Договор необходимо согласовать с руководителем юридического отдела в СДОУ в соответствии с инструкцией.

·        Если возникает необходимость в запросе котировок, необходимо обратиться в отдел закупок.

ЦОНАР, юридический отдел, отдел закупок

 

— Бронируем авиа - ж/д билеты (эконом класс);
— Заказываем гостиницу (Размещение иностранных гостей в общежитиях кампуса на данный момент невозможно).

 

 

- Готовим первичную бухгалтерскую документацию для оплаты счетов (при бронировании билетов и/или гостиницы, оформлении договоров на питание и проч.). Для этого заполняем карточку сопровождения счета, на счетах (оригинал) пишем «Необходимость оплаты подтверждаю», на актах (оригинал) – «Услуга оказана в полном объеме». Подписываем счета и акты у руководителя ЦОНАР. Пакет документов (акты, счета, карточка счета, приказ о проведении мероприятия, подтверждения брони гостиниц, электронные билеты или копии стандартных билетов) сдаем сотруднику ПЭО.

ЦОНАРПЭО

1 – 2 дня

3.3. Организуем трансфер: направляем заявку  в Эксплуатационно-технический отдел отдел  по форме 

Форма заявки на транспорт (DOC, 28 Кб)

 Эксплуатационно-технический отдел

2 – 5 дней

4. Для организации питания или культурной программы необходимо оформить также отдельный договор с внешним подрядчиком.

·         Уточнить информацию о действующих договорах НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в отделе закупок;

·         Договор необходимо согласовать в СДОУ в соответствии с инструкцией.

·         После того, как услуги будут оказаны/товары закуплены, первичная бухгалтерская документация должна быть оформлена согласно п. 3.2. и сдана в ПЭО.

Юридический отдел, отдел закупок

 

5. Заказываем сувенирную продукцию. Для заказа презентационных товаров Вам необходимо обратиться в Управление маркетинговых коммуникаций, направив запрос по корпоративной почте.

Управление маркетинговых коммуникаций

 

6. Для заказа печатной продукции (бейджи, сертификаты участников, плакаты, раздаточный материал и т.д.) необходимо обратиться в Управление маркетинговых коммуникаций.

Также необходимо направить письмо на корпоративную почту  начальнику Отдела оперативной полиграфии для согласования заказа и сроков, далее необходимо заполнить заявку, подписать ее и оставить в ячейке Отдела полиграфии в приемной директора.

Управление маркетинговых коммуникаций

1-2 недели

7. Направляем заявку на обеспечение сопутствующими товарами (питьевая вода для участников, форма для бэйджей, папки) по корпоративной почте в Отдел материально-технического обеспечения. После согласования заявки составляем служебную записку на имя С.М. Кадочникова о необходимости закупки.

Отдел материально-технического обеспечения

3 – 5 дней

8. При необходимости подключения волонтеров для организационной поддержки в ходе мероприятия обращаемся в Отдел по внеучебной и воспитательной работе.

Отдел по внеучебной и воспитательной работе

5 – 8 дней

За 1-2 месяца до проведения мероприятия

9. Размещаем анонс о научном мероприятии на корпоративном сайте структурного подразделения в соответствии с Регламентом учета научных мероприятий, организуемых НИУ ВШЭ или проводимых с его участием.

Создаем страничку научного мероприятия с формой электронной регистрации. Если предполагаются оргвзносы от участников, необходимо за 2-3 месяца создать страничку научного мероприятия.

Для размещения анонса и создания сайта на главной странице кампуса и создания страницы мероприятия необходимо обратиться в Управление маркетинговых коммуникаций.

Управление маркетинговых коммуникаций

 

10. Направляем служебную записку в Управление по информационным технологиям при необходимости технической поддержки мероприятия с указанием контактов лица, ответственного за проведение мероприятия, даты и места проведения.

Управление по информационным технологиям

 

11. Направляем по корпоративной почте  служебную записку на проход участников в здание кампуса, где будет проводиться мероприятие, в отдел безопасности и режима (на имя руководителя отдела Притворова В.А.). 

Отдел безопасности и режима

1 – 2 дня

12. Если в мероприятии планируется участие иностранных гостей, в СДОУ направляем служебную записку и программу мероприятия А.А. Цветкову. 

В лист рассылки  служебной записки просим ставить Платонова К.С.

Шаблон служебной записки

 

 

13. Обеспечение и контроль постановки иностранных участников мероприятия на миграционный учет

ВАЖНО:

·         если срок визита иностранных граждан составляет более 7 дней, то гостю необходимо в течение 2 дней после приезда в СПб встать на миграционный учет по месту проживания – в гостинице или у собственника квартиры (AirBnB).

·         Размещение иностранных гостей в общежитиях кампуса на данный момент невозможно.

Центр международного сотрудничества

 

В течение 20 дней после проведения мероприятия

14. По результатам проведения научного мероприятия составляем отчет и отправляем его в ЦОНАР не позднее 20 дней со дня окончания мероприятия

 Форма отчета о мероприятии (DOCX, 15 Кб) 

Также размещаем отчет о проведенном мероприятии на сайте структурного подразделения.

ЦОНАР

1 – 2 дня

15. Заполняем реестр по мероприятиям для Аналитического центра

Аналитический центр

1 – 2 дня


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.