Памятка по организации научных мероприятий
|
Этап |
Подразделение для контакта |
Длительность исполнения |
|
За 4 месяца до проведения мероприятия | ||
|
1. Определяем формат научного мероприятия (конференция, симпозиум, семинар, круглый стол, коллоквиум и т.д.). Составляем предварительную программу. Определяем предполагаемое количество участников. |
Структурное подразделение, в рамках которого планируется провести мероприятие |
|
|
За 3-4 месяца до проведения мероприятия | ||
|
2. Подготовка и согласование приказа и сметы на мероприятие |
|
|
|
2.1. В случае если предполагаются оргвзносы от участников, необходимо обратиться в Финансовый комитет к Гаврилиной Дарье Юрьевне |
| |
|
2.2. Определяем источник финансирования: выясняем, есть ли средства на проведение мероприятия. |
| |
|
2.3. Подсчитываем предварительные расходы, составляем и утверждаем проект сметы научного мероприятия (необходимо учесть все расходы на проведения мероприятия, в том числе расходы на оплату госпошлины за оформление визы и отправку оригинала приглашения гостю курьерской службой). Направляем смету на предварительное согласование директору ЦОНАР и начальнику ПЭО Обращаемся в отдел закупок для определения способа закупки и сроков закупки по каждому пункту сметы (существующий договор кампуса, договор с единственным исполнителем, конкурентная процедура). |
| |
|
2.4. Бронируем аудиторию. Для этого направляем заявку (дата, место проведения, название мероприятия, количество участников, пожелания к техническому оснащению аудитории) по электронной почте диспетчеру той площадки, на которой планируется мероприятие |
1 – 3 дня | |
|
2.5. Готовим проект приказа научного мероприятия и запускаем его в СДОУ (формы приказов). В приказ необходимо включить: смету (если предполагаются расходы), программу мероприятия, список участников. В лист рассылки просим включать Васильеву Ю.С., Борисову И.В., Крутских П.Ю., Аверьянову Ю.В. Если предполагаются оргвзносы от участников, необходимо за 2-3 месяца создать сайт научного мероприятия (после подписания приказа), обратившись в Управление маркетинговых коммуникаций. |
На согласование и подписание приказа уходит от 5 до 14 дней | |
|
3. Организация визитов участников мероприятия в НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург |
|
|
|
3.1. Оформляем визовые приглашения для иностранных участников мероприятия в соответствии с инструкцией Центра международного сотрудничества ВАЖНО: · при организации мероприятия с большим (от 20 чел.) количеством иностранных участников в составе оргкомитета конференции необходимо предусмотреть наличие отдельного сотрудника, ответственного за визовую поддержку; · в смете приказа необходимо предусмотреть расходы на оформление (оплата госпошлины) и доставку визового приглашения участникам; · организаторы могут воспользоваться действующим договором с DHL (контактное лицо – Крутских П.Ю.); · университет не может компенсировать приглашенному лицу расходы по оформлению визы (консульский сбор, страховка и т.д.). |
| |
|
3.2. Организация проезда и проживания участников (если расходы по приглашению участников берет на себя кампус) ВАЖНО: · Для организации проезда и проживания участников мероприятия необходимо заключить отдельный договор с внешним агентом, контакты которого может предоставить ЦОНАР. · Договор необходимо согласовать с руководителем юридического отдела в СДОУ в соответствии с инструкцией. · Если возникает необходимость в запросе котировок, необходимо обратиться в отдел закупок. |
| |
|
— Бронируем авиа - ж/д билеты (эконом класс); |
|
|
|
- Готовим первичную бухгалтерскую документацию для оплаты счетов (при бронировании билетов и/или гостиницы, оформлении договоров на питание и проч.). Для этого заполняем карточку сопровождения счета, на счетах (оригинал) пишем «Необходимость оплаты подтверждаю», на актах (оригинал) – «Услуга оказана в полном объеме». Подписываем счета и акты у руководителя ЦОНАР. Пакет документов (акты, счета, карточка счета, приказ о проведении мероприятия, подтверждения брони гостиниц, электронные билеты или копии стандартных билетов) сдаем сотруднику ПЭО. |
1 – 2 дня | |
|
3.3. Организуем трансфер: направляем заявку в Эксплуатационно-технический отдел отдел по форме Форма заявки на транспорт (DOC, 28 Кб) |
2 – 5 дней | |
|
4. Для организации питания или культурной программы необходимо оформить также отдельный договор с внешним подрядчиком. · Уточнить информацию о действующих договорах НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в отделе закупок; · Договор необходимо согласовать в СДОУ в соответствии с инструкцией. · После того, как услуги будут оказаны/товары закуплены, первичная бухгалтерская документация должна быть оформлена согласно п. 3.2. и сдана в ПЭО. |
| |
|
5. Заказываем сувенирную продукцию. Для заказа презентационных товаров Вам необходимо обратиться в Управление маркетинговых коммуникаций, направив запрос по корпоративной почте. | ||
|
6. Для заказа печатной продукции (бейджи, сертификаты участников, плакаты, раздаточный материал и т.д.) необходимо обратиться в Управление маркетинговых коммуникаций. Также необходимо направить письмо на корпоративную почту начальнику Отдела оперативной полиграфии для согласования заказа и сроков, далее необходимо заполнить заявку, подписать ее и оставить в ячейке Отдела полиграфии в приемной директора. |
1-2 недели | |
|
7. Направляем заявку на обеспечение сопутствующими товарами (питьевая вода для участников, форма для бэйджей, папки) по корпоративной почте в Отдел материально-технического обеспечения. После согласования заявки составляем служебную записку на имя директора кампуса о необходимости закупки. |
3 – 5 дней | |
|
8. При необходимости подключения волонтеров для организационной поддержки в ходе мероприятия обращаемся в Отдел по внеучебной и воспитательной работе. |
5 – 8 дней | |
|
За 1-2 месяца до проведения мероприятия | ||
|
9. Размещаем анонс о научном мероприятии на корпоративном сайте структурного подразделения в соответствии с Регламентом учета научных мероприятий, организуемых НИУ ВШЭ или проводимых с его участием. Создаем страничку научного мероприятия с формой электронной регистрации. Если предполагаются оргвзносы от участников, необходимо за 2-3 месяца создать страничку научного мероприятия. Для размещения анонса на главной странице сайта кампуса и создания страницы мероприятия необходимо обратиться в Управление маркетинговых коммуникаций. |
| |
|
10. Направляем служебную записку в Управление по информационным технологиям при необходимости технической поддержки мероприятия с указанием контактов лица, ответственного за проведение мероприятия, даты и места проведения. |
| |
|
11. Направляем по корпоративной почте служебную записку на проход участников в здание кампуса, где будет проводиться мероприятие, в отдел безопасности и режима (на имя руководителя отдела). |
1 – 2 дня | |
|
12. Если в мероприятии планируется участие иностранных гостей, в СДОУ направляем служебную записку и программу мероприятия А.А. Цветкову. В лист рассылки служебной записки просим ставить Крутских П.Ю. |
| |
|
13. Обеспечение и контроль постановки иностранных участников мероприятия на миграционный учет ВАЖНО: · если срок визита иностранных граждан составляет более 7 дней, то гостю необходимо в течение 2 дней после приезда в СПб встать на миграционный учет по месту проживания – в гостинице или у собственника квартиры (AirBnB). · Размещение иностранных гостей в общежитиях кампуса на данный момент невозможно. |
| |
|
В течение 20 дней после проведения мероприятия | ||
|
14. По результатам проведения научного мероприятия составляем отчет и отправляем его в ЦОНАР не позднее 20 дней со дня окончания мероприятия Форма отчета о мероприятии (DOCX, 15 Кб) |
1 – 2 дня | |
|
15. Заполняем реестр по мероприятиям для Аналитического центра |
1 – 2 дня | |
Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.