Последовательность оформления заграничных служебных командировок

По вопросам, связанным с оформлением командировок Вы можете обратиться к  сотрудникам отдела кадров:

Возиян Людмила Николаевна

Телефон: (812) 644-59-11 доб. 61227
Эл. почта: Lvozian@hse.ru

 

Обязательно ознакомьтесь со следующими документами:

 Положение о служебных командировках от 01.06.2016

 Информация о возмещении расходов на служебные командировки

 

Шаг 1. Оформление служебного задания

1. До начала оформления служебного задания на заграничную командировку необходимо в обязательном порядке уведомить Директора центра международного сотрудничества о предстоящей поездке (по электронной почте: указать дату, место и цель командировки). 

Киселева Мария Алексеевна
Телефон: 61574
Адрес: г. Санкт-Петербург,
Канала Грибоедова наб., д. 123, лит. А, каб. 215
Время работы: 9.30 - 18.00

2. служебное задание для направления работника в командировку заполняется командируемым работником, согласовывается с непосредственным руководителем, Финансовым управлением.

3. Работник самостоятельно заполняет служебное задание для направления работника в командировку по унифицированной форме. 

Командируемому работнику необходимо указать:

• ФИО полностью;
• Наименование структурного подразделения;
• Название профессии (должности);
• Место назначения командировки (страну, город, организацию);
• Дату начала и окончания командировки с учетом нахождения в пути;
• Количество календарных дней пребывания в командировке;
• Цель (задание) командировки раскрывается подробно. Например: если работник направляется в командировку для участия в мероприятии, чтения доклада и т.п., необходимо указать точное название мероприятии и тему доклада (на русском языке);
• Работника, который будет исполнять обязанности на период временного отсутствия (при необходимости)

4. К служебному заданию необходимо приложить документ, являющийся основанием для направления работника в командировку на русском языке (приглашение, выписка из протокола заседания научного совета НИУ ВШЭ и т.д.)

5. Служебное задание для направления работника в командировку согласуется в следующей последовательности:

• Непосредственный руководитель
• Руководитель структурного подразделения
• Планово-экономический отдел (указывает источник финансирования командировки)

Утвержденное и подписанное служебное задание для направления работника в командировку передается в Отдел кадров не позднее чем за 20 рабочих дней до начала командировки.

Важная информация:

Днем отъезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного (Санкт-Петербург), а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы (Санкт-Петербург).

При отправлении транспортного средства до 23:59 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 часов и позднее – последующие сутки.
Начало и окончание  командировки, согласно выданному командировочному удостоверению, должны соответствовать датам в проездных билетах.

Шаг 2. Внесение изменений в приказ о командировке

1. В случае несоответствия дат отъезда и приезда необходимо в течение трех рабочих дней, после возвращения из командировки, написать служебную записку на имя директора НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург о внесении изменений в приказ о командировке, а также приложить копию проездных документов.

2. Если работник направляется в командировку находясь в отпуске, ему необходимо написать заявление об отзыве из отпуска!

3. Так же необходимо сообщить ответственному за ведение табеля учета рабочего времени об изменениях дат командировки.

Шаг 3. Оформление  отчета о командировке
 
Согласно п.26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" работник по возвращении из командировки обязан представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней следующие документы:

1. Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах

К авансовому отчету прилагаются:

- копии страниц заграничного паспорта с данными работника и с отметкой о пересечении границы (в случае командирования за рубеж);
-  документы о найме жилого помещения;
- документы, подтверждающие фактические расходы по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей).

ВНИМАНИЕ! Возмещение расходов по оплате авиабилетов производится только при наличии посадочных талонов

- документы по иным расходам, связанных с командировкой;

2. Отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме, который необходимо сдать в Бухгалтерию.

Обратите внимание, что авансовые отчеты (с приложениями), оформленные ненадлежащим образом, не будут приниматься в работу бухгалтерией.