Отдел кадров

Функции отдела

• Осуществляет оформление кадровых приказов на прием, перевод, поручение дополнительной работы, установления заработной платы, надбавок и доплат, иных выплат в соответствии с трудовым договором, установление и изменение режимов рабочего времени, увольнения работников НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;
• Формирует и ведет личные дела работников НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, вносит в личные дела изменения, связанные с трудовой деятельностью работников НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;
• Осуществляет контроль соответствия работников НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург квалификационным требованиям к должности, профессии при оформлении приема, перевода, поручения дополнительной работы;
• Ведет учет трудовых книжек и вкладышей к ним, оформление и  хранение трудовых книжек;
• Осуществляет контроль составления графиков отпусков, оформление отпусков, учет предоставления отпуска, оформляет исполнение обязанностей временно отсутствующего работника НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;
• Организует оперативное хранение, учет и подготовку к передаче на архивное хранение документов кадрового делопроизводства;
• Осуществляет подготовку кадровых документов с применением автоматизированной кадровой системы, применяемой в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург для данных целей, а также системы документационного обеспечения управления на платформе EMS.Documentum (далее по тексту – СДОУ);
• Подготавливает и выдает работникам НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург копии документов, связанных с работой;
• Заверяет копии документов работников НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, необходимых для оформления кадровых операций;
• Организует подписание работниками НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург трудовых договоров, соглашений о внесении изменений в трудовые договоры и ознакомление работников с кадровыми документами;
• Оформляет и ведет учет уведомлений и извещений работников НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (об истечении срока трудового договора, о необходимости получения трудовой книжки в связи с увольнением, о предстоящем сокращении, о дне начала ежегодного отпуска, а также других уведомлений и извещений) в рамках трудовых отношений и соблюдения требований Трудового кодекса Российской Федерации;
• Вносит изменения персональных данных работников НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в автоматизированную кадровую систему, применяемую в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург для данных целей (далее по тексту – АСБК), после получения соответствующей документально подтвержденной информации от работников;
• Ведет ежемесячный учет фактической и среднесписочной численности работающих по категориям персонала, а также кадровых операций с применением АСБК, обеспечивает внесение данных о кадровом составе НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в базу данных АСБК;
• Координирует деятельность по составлению табелей учета рабочего времени структурными подразделениями НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург. Осуществляет сбор табелей учета рабочего времени работников НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург и внесение информации в базу данных; 
• Оформляет предоставленные работниками НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург листки нетрудоспособности в рамках компетенции Управления и передает их в  бухгалтерию Финансового управления НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;
• Оформляет и ведет учет командировок работников НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;
• Оформляет работникам НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• Подготавливает ответы на запросы Пенсионного фонда Российской Федерации, Фонда социального страхования Российской Федерации о работниках в части сведений о периоде работы в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;
• Вносит персональные данные физических лиц, привлеченных по гражданско-правовым договорам, заключенным с НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, в АСБК с целью обеспечения предоставления сведений о застрахованных лицах в Пенсионный фонд Российской Федерации для персонифицированного пенсионного учета в системе обязательного пенсионного страхования;
• Подготавливает кадровые документы для списания и сдачи в архив НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, оформляет документы по личному составу для передачи их в архив НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, организует оперативное хранение и учет документов до передачи их на хранение в архив НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в установленном порядке;.
• Проводит работу по совершенствованию методологии оформления трудовых отношений с персоналом с  применением  автоматизированных систем;
• Инициирует и участвует в разработке локальных нормативных актов НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в рамках компетенции отдела кадров;
• Проводит работу по ведению воинского учета работников НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, готовит план по осуществлению воинского учета, ведет картотеку личных карточек, готовит необходимые сведения в военные комиссариаты;
• Организует разработку и ведение номенклатуры дел Управления.