Оформление служебного задания на командировку

 

ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК

1. Инициатор создает в СЭД регистрационную карточку Служебной записки по кадровым вопросам (О служебных командировках). В кратком содержании указывается текст служебной записки (шаблон с примером в приложении). Инициатор готовит и заполняет файл служебного задания. Заполненный файл прикладывается к регистрационной карточке в СЭД в раздел "Файлы-приложения".

2. При составлении текста служебной записки Инициатор должен проверить наличие дополнительных условий, которые влияют на оформление пакета документов и листа согласования служебной записки:
2.1. В тексте служебной записки обязательно прописывается необходимость покупки проездных билетов. В случае, если покупка не требуется, то это так же отображается в тексте, при этом прикладываются скан-копии билетов в раздел "Файлы-приложения".
2.2. В случае, если начало/окончание командировки выпадает на выходной/праздничный день в раздел "Файлы-приложения" прикладывается скан-копия согласия на работу в выходной день (дополнительно прикладыается план мероприятий, программа (при наличии)).
2. Инициатор заполняет вкладку "Лист согласования", исходя из условий, приведенных в таблице. В случае наличия внутреннего совместительства необходимо  согласование со всеми руководителями работника с учетом занимаемых им должностей с указанием – оформления по второй должности командировки, либо отпуска без сохранения заработной платы. (Пример согласования в таблице приведен при совмещении должностей НС и НВП)

3. Инициатор заполняет вкладку "Лист рассылки"(кнопка в СЭД "Заполнить по шаблону"), дополнительно включает в рассылку пользователей, указанных в столбце таблицы "Лист рассылки".

4. Инициатор запускает документ по процессу.

5. При наличии замечаний инициатор вносит исправления, повторяет или продолжает согласование служебной записки.

6. При подготовке отчетной документации по командировке руководствуется документами, приложенными к задаче "На исполнение" (скан-копии проездных билетов, скан-копия приказа о направлении в командировку).

Сроки оформления и согласования СЗ:
- не позднее чем за 20 рабочих дней до начала командировки.

Отдел кадров издает приказ о направлении сотрудника в командировку.

Обязательно ознакомьтесь со следующими документами:

 Положение о служебных командировках от 01.06.2016 

 Информация о возмещении расходов на служебные командировки 

Важная информация:

Днем отъезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного (Санкт-Петербург), а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы (Санкт-Петербург).

При отправлении транспортного средства до 23:59 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 часов и позднее – последующие сутки.
Начало и окончание  командировки должны соответствовать датам в проездных билетах. 

ОФОРМЛЕНИЕ ОТЧЕТА ПО КОМАНДИРОВКЕ:

1. Согласно п.26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" работник по возвращении из командировки обязан представить в Управление бухгалтерского учета в течение трех рабочих дней следующие документы:
-  авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
-  копии страниц заграничного паспорта с данными работника и с отметкой о пересечении границы (при командировании за рубеж);
-  документы о найме жилого помещения;
- документы, подтверждающие фактические расходы по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей).

ВНИМАНИЕ! Возмещение расходов по оплате авиабилетов производится только при наличии посадочных талонов.

2. Авансовый отчет о командировке передается в Управление бухгалтерского учета в течение трех рабочих дней с момента возвращения. Бланк финансового отчета можно получить непосредственно в Управление бухгалтерского учета.