План организатора при подготовке мероприятия
Здесь мы собрали для вас полный список шагов организатора масштабного внеучебного мероприятия в рамках деятельности студентов Питерской Вышки. Следуйте плану и срокам, чтобы успеть подготовить свое событие на высочайшем уровне; продумывайте детали наперед и советуйтесь с сотрудниками ОВВР, если с чем-то возникают сложности. Выбирайте те шаги, которые касаются именно вашего формата мероприятия. Если вам не требуются волонтеры, особое продвижение и т.п., пожалуйста, пропускайте эти шаги.
Мы всегда на связи, чтобы сориентировать вас, какие из шагов обязательны, а какие опциональны. Желаем удачи, организаторской выдержки и вдохновения!
Чем раньше, тем лучше
-
Расскажите об идее мероприятия, заполнив заявку, и получите подтверждение.
Этот шаг обязателен для любого внеучебного мероприятия, даже если вам ничего не потребуется для его обеспечения и вы готовы все сделать сами. Заполняя заявку, вы информируете ОВВР о том, что планируете провести мероприятие. Мероприятия, заявки по которым не получены Внеучебным отделом, автоматически считаются не согласованными с ОВВР. -
Предоставьте менеджеру ОВВР необходимую информацию для запуска Приказа и получения финансирования.
-
Если на мероприятие приедут гости из других городов и им потребуется официальное приглашение на мероприятие от Вышки - уведомите об этом менеджера ОВВР как можно более заранее. Вся информация о людях, кому потребуются приглашения, должна быть у менеджера ОВВР не позднее чем за 3 недели до дня мероприятия.
За месяц до мероприятия
-
Забронируйте аудиторию для своего мероприятия.
-
Если предполагается использование холлов или других внеаудиторных пространств, забронируйте внеаудиторное пространство.
-
Закажите оборудование для проведения мероприятия. Если по ссылке вы не нашли нужное оборудование, уточните у менеджера ОВВР есть ли в Вышке то, что вам необходимо.
-
Закажите печать материалов для мероприятия и развесьте афиши в корпусах Вышки.
-
Привлеките волонтёров, если это необходимо.
За 2 недели до мероприятия
-
Предоставьте менеджеру ОВВР информацию обо всех деталях, которые необходимо подготовить заранее.
-
Начните собирать информацию о гостях не из Вышки на проход, чтобы вовремя ее отправить (см. инструкцию ниже).
-
Запросите информационное сопровождение в ОВВР и активно рассказывайте о предстоящем событии в своем сообществе.
-
Если вы ожидаете гостей/студентов других вузов, которым требуется официальное приглашение от Вышки на ваше мероприятие - предоставьте полную информацию об этом менеджеру ОВВР не позднее, чем за 2 недели до мероприятия.
За неделю до мероприятия
-
Своевременно подайте информацию о гостях не из Вышки, следуя инструкции.
-
Попробуйте себе представить в голове день мероприятия от начала программы до ее окончания. Что еще вам может потребоваться? Проверьте, все ли особенности вашего мероприятия вы успели учесть, и проинформируйте менеджера ОВВР, если вы забыли о чем-то важном.
-
Максимально усильте продвижение вашего события - рассказывайте одногруппникам и знакомым, просите репосты анонса, создавайте цепляющий контент о мероприятии.
В день мероприятия
-
Будьте на связи с ОВВР, если возникают какие-то трудности или важные изменения. Верьте в себя и свой проект, ведь вы проделали огромную работу, чтобы он получился!
-
Надеемся, вы продумали свое мероприятие от А до Я и готовы покорить сердца гостей своим организаторским мастерством! Удачи!
На следующий день после проведения мероприятия
-
Сообщите менеджеру ОВВР, как прошло мероприятие и были ли какие-то проблемы (например, сломалось что-то из мебели/техники, или не поняли, куда вернуть использованную во время мероприятия мебель)
-
Предоставьте фотографии и краткую аннотацию прошедшего мероприятия для подготовки поста в социальных сетях ОВВР
-
Заполните форму отчета и обратной связи о проведении мероприятия (выберите ту форму, которая соответствует типу мероприятия):