Заказ аудитории для проведения студенческих мероприятий
Если после ознакомления с информацией на нашем сайте у вас возникли вопросы — пишите на почту ovvr_hsespb@hse.ru, в копию обязательно ставьте osharapanovskaya@hse.ru.
Обратите внимание, что через ОВВР бронируются помещения под внеучебные студенческие мероприятия. Для бронирования аудиторий для учебных групповых проектов и учебных мероприятий обращайтесь в администрацию своего факультета!
На что важно обратить внимание перед бронированием аудитории
-
Внеучебные мероприятия могут проводиться только с понедельника по субботу. В праздничные дни и каникулы бронирование невозможно. В воскресенье допустимо проведение культурно-массовых мероприятий по предварительному согласованию.
-
Мероприятия во всех корпусах могут проходить до 21:30. К этому времени вам необходимо привести аудиторию в порядок и покинуть корпус.
-
Внеучебные мероприятия могут посещать также гости не из Вышки. Чтобы обеспечить им проход на ваше мероприятие, необходимо своевременно подать информацию о внешних участниках, следуя инструкции.
-
Если по каким-либо причинам мероприятие не состоится – необходимо своевременно оповестить о его отмене менеджера ОВВР, который ранее подтверждал бронирование аудитории для данного мероприятия.
Как забронировать аудитории
Соблюдайте дедлайны
Обратите внимание на дедлайны. Крайний срок подачи заявок на бронь аудиторий — за 3 рабочих дня до мероприятия, однако если это ваш первый опыт организации мероприятия — лучше обратиться к нам заранее! Ждём ваши заявки в рабочие дни (во избежание путаницы, можете свериться с таблицей ниже).
| День мероприятия | Срок подачи (в течение дня) |
|---|---|
| Понедельник | Среда |
| Вторник | Четверг |
| Среда | Пятница |
| Четверг | Понедельник |
| Пятница | Вторник |
| Суббота | Среда |
| Воскресенье | Среда |
Подберите аудиторию
Посмотреть свободные аудитории, а также их вместимость вы можете в приложении HSE App X. Выберите оптимальный вариант для своего мероприятия.
Отправьте заявку
Если аудитория, которую вы хотите забронировать, свободна — заполните заявку на бронь аудиторий и ожидайте обратную связь от менеджера ОВВР.
Ожидайте подтверждение
В зависимости от загруженности аудиторного фонда, ваша заявка может рассматриваться от 1 до 5 рабочих дней. В случае возникновения накладок, менеджер ОВВР свяжется с вами для оперативного решения вопроса.
Проверьте подтверждение
Когда вы получите сообщение о том, что аудитория забронирована, проверьте, отображается ли ваше мероприятие в приложении HSE App X.