О чем важно предупредить ОВВР заблаговременно?
За несколько недель до вашего события рекомендуем убедиться, что вы обо всем предупредили менеджера ОВВР, который с вами работает. Вышка предоставляет большой перечень возможностей для организации мероприятий, но все они работают по определенным правилам и важно заказывать все, что вам необходимо, заранее. Если вам что-либо необходимо поменять в день мероприятия - предупредите об этом менеджера ОВВР и получите согласие, во избежание недоразумений.
Если контакта менеджера накануне мероприятия у вас нет, напишите письмо на почту ovvr_hsespb@hse.ru, в копию поставьте alyubenova@hse.ru. В письме опишите все, что вам потребуется для проведения мероприятия и ожидайте обратную связь.
1. Дополнительная мебель
Самостоятельно брать мебель из других (даже открытых) аудиторий и пространств и перемещать в место проведения вашего мероприятия запрещается. Чтобы подготовить пространство мероприятия заранее, продумайте, необходима ли вам какая-либо мебель, которой нет в той аудитории / том месте, где будет проходить ваше событие. Например, это может быть какая-то нестандартная мебель (пуфы / высокий столик / низкий журнальный столик) или вы понимаете, что вам потребуется больше посадочных мест (нужны дополнительные стулья).
2. Конфигурация аудитории
Если вы планируете использовать аудиторное или внеаудиторное пространство Вышки не в том формате, в каком это пространство находится большую часть времени - об этом также важно предупредить заранее и получить согласование. Например, в корпусе на Кантемировской в 346 аудитории, у которой формат рассадки - классическая аудитория с партами, театральные студии проводили спектакли, очистив пространство от лишней мебели и установив декорации, предварительно согласовав такую перестановку с ОВВР.
Также в корпусе на Кантемировской есть большая аудитория-трансформер - 435 ауд. Она может функционировать как в формате лекционной, так и в формате сценической площадки. Если вы планируете крупное мероприятие, для которого потребуется больше сценического пространства, напишите нам об этом заранее, и мы уточним, будет ли возможно в ваши даты сделать аудиторию концертного формата.
3. Отключение аварийного света
Большинство аудиторий и внеаудиторных пространств оборудовано источниками аварийного света, который не выключается простыми выключателями. Если на вашем мероприятии планируется концертный свет (темный зал с установкой дополнительных источников света), не забудьте также согласовать заранее отключение аварийного света, чтобы это не стало для вас неприятным сюрпризом в день события.
4. Наличие декораций
Также если у вас планируется большое мероприятие с установкой декораций или развешиванием декоративных элементов - обязательно предупредите об этом менеджера ОВВР. Основное правило оформления аудиторий - после него не должно остаться никаких следов. Но нам также важно понимать, будут ли использоваться какие-то дополнительные декоративные конструкции / фотозоны / светоэлементы.
5. Гости, не являющиеся студентами / сотрудниками НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург
Не забудьте, что пропуск гостей, не являющихся студентами или сотрудниками Вышки, на территорию университета осуществляется только после предварительного согласования списков на проход. Задачей организатора мероприятия является собрать информацию о внешних гостях и своевременно направить их списки в ОВВР. Подробная инструкция размещена на сайте.