Оформление пропусков для внешних гостей

Инструкция

Шаг 1

• Открыть регистрацию на мероприятие для внешних участников.
  Важно! Использование Google Форм для сбора персональных данных нарушает российское законодательство. Для регистрации участников вы можете использовать сервис «Yandex.Forms для бизнеса» (читать подробнее).

• В регистрационной форме необходимо запросить следующие данные:
  - фамилия (отдельная строка)
  - имя (отдельная строка)
  - отчество (отдельная строка)
  - номер телефона (в формате 88005553535)
  - адрес действующей электронной почты

• При публикации регистрационной формы в обязательном порядке указывайте дедлайн окончания регистрации. Участники, по которым не была своевременно отправлена информация в ОВВР, не смогут попасть в Вышку, даже если они зарегистрировались в вашей регистрационной форме. При выборе даты окончания регистрации на мероприятие закладывайте время на то, чтобы собрать данные в таблицу и успеть отправить инфомрацию в ОВВР в установленные сроки.

Шаг 2

• После закрытия регистрации вы переносите данные внешних участников в таблицу XLSX строго в соответствии с ШАБЛОНОМ.

• Таблица с данными вместе с краткой информацией о мероприятии должна быть отправлена Ольге Шарапановской не позднее чем за 2 рабочих дня до мероприятия (до 17:00).
  
  Пример сообщения:
  30.09
  с 18:00 до 21:30
  Кантемировская 3а, аудитория 436
  встреча киноклуба 35mm
  нужен пропуск внешних участников с 17:40
  + вложена таблица с данными

Шаг 3

• Менеджер ОВВР проверяет таблицу.
  Если она оформлена корректно --> мы ее загружаем в СУРП.
  Если есть недочёты --> таблица отправляется вам на доработку.

• Обязательно ждите обратную связь от менеджера ОВВР, чтобы понимать, на каком этапе находится ваша заявка.

• После загрузки в СУРП происходит рассылка — на оставленный в форме регистрации адрес электронной почты внешний участник получит QR-код, который необходимо будет показать сотрудникам на посту охраны.

Важная информация

• 1/ Внешним участникам необходимо иметь при себе один из документов, удостоверяющих личность:

  - паспорт РФ
  - заграничный паспорт
  - временное удостоверение личности на время оформления паспорта
  - военный билет для военнослужащих и офицеров запаса
  - удостоверение личности военнослужащего
  - паспорт моряка

• 2/ Предупредите гостей о том, что можно и нельзя проносить
  
   Разрешается вносить:
  - малогабаритные предметы личного пользования
  (портфели, дипломаты, женские и хозяйственные сумки)

  Запрещается вносить:
  - громоздкие личные вещи
  - алкогольные напитки
  - наркотические средства
  - взрывоопасные и легковоспламеняющиеся вещества
  - холодное, огнестрельное и другое оружие

• 3/ Пропуск в виде QR-кода является разовым и оформляется на конкретные дни и часы
  Это означает, что пропуск действует только на время вашего мероприятия и воспользоваться им дважды или в другой день не получится, так как система автоматически изменит статус (отмечен/просрочен).

• 4/ Охрана вправе не пропускать гостя до начала действия пропуска
  Отправляя нам данные о внешних гостях, вы можете заложить резерв не более чем 20 минут до начала мероприятия.

• 5/ Если вам необходимо зарегистрировать гостя на более длительный период (например, двухдневный турнир или недельный тренинг) --> такая функция доступна и называется «временный пропуск». Для оформления временного пропуска дополнительная информация не нужна.