Организация научных мероприятий

Планирование научного мероприятия

Планирование научных мероприятий осуществляется на предстоящий календарный год. Менеджеры структурных подразделений заполняют Заявку на включение в план мероприятий Санкт-Петербургского кампуса НИУ ВШЭ и направляют в отдел академического развития Управления научных исследований начальнику отдела Борисовой Елене Викторовне, evborisova@hse.ru  в срок  не позднее 20 ноября. 

План научных мероприятий утверждается на заседании научной комиссии НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург. На основании Плана научных мероприятий формируется Календарь событий на портале кампуса и проводятся рассылки партнерам.   

Предварительная подготовка

1. Составляем программу мероприятия.

2. Определяем количество участников.

3. Подсчитываем предварительные расходы, составляем проект Сметы (необходимо учесть все расходы на проведение мероприятия, в том числе, расходы на оплату госпошлины за оформление визы).

4. Определяем источник финансирования:

Если Вам необходима финансовая помощь для организации мероприятия, Вы можете подать заявку в Центральную комиссию по рассмотрению заявок на проведение и/или финансовую поддержку конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий НИУ ВШЭ. Конкурс на софинансирование научных мероприятий проходит осенью года, предшествующего мероприятию.

С информацией о процедуре подачи заявки на софинансирование научных мероприятий можно ознакомиться на сайте Управления научных исследований. 

В случае, если предполагаются оргвзносы от участников, необходимо обратиться в Отдел планирования и финансирования платных услуг к Пименовой Оксане Николаевне, opimenova@hse.ru.

5. Бронируем помещение для проведения мероприятия, заполнив соответствующую заявку.

Запуск приказа

Если предусмотрено финансирование из средств центрального бюджета, выделяемых Комиссией по рассмотрению заявок на проведение и/или финансовую поддержку конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий НИУ ВШЭ, то за 2 недели до направления проекта приказа на электронное визирование направляем смету на предварительное согласование начальнику отдела академического развития Управления научных исследований Борисовой Елене Викторовне, evborisova@hse.ru.

Подготавливаем проект приказа мероприятия и запускаем его в СЭД.

В приказ необходимо включить: смету (если предполагаются расходы), программу мероприятия, список участников.

Если предполагаются оргвзносы от участников, необходимо за 2-3 месяца создать сайт научного мероприятия (после подписания приказа), обратившись в Дирекцию по связям с общественностью.

Анонс и страница мероприятия

Размещаем анонс о мероприятии на сайте подразделения. При необходимости создаем сайт научного мероприятия.

Для публикации анонса на главной странице портала в разделе «Мероприятия» и в общей ленте анонсов необходимо изначально разместить анонс на сайте своего подразделения (обращайтесь к редакторам своих подразделений).

Регистрация участников

Создаем форму регистрации участников на странице мероприятия.

На странице Управления по организации и сопровождению мероприятий размещены формы регистрации на русском и английском языках, поля которых соответствуют утвержденному Аналитическим центром реестру участников мероприятий. Данные формы могут быть размещены на страницах подразделений по запросу инициаторов мероприятий.
Печатаем  бейджи при необходимости.

Оснащение аудиторий

При необходимости организации определенной расстановки столов, дополнительной мебели в аудиториях, установки напольных табличек и указателей для навигации (таблички формата А3 с названием мероприятия и указательными стрелками, именные таблички, таблички «гардероб», «кофе-брейк», «обед», «домики» для ключевых спикеров и др.) нужно оформить заявку (в свободной форме) и направить ее на электронную почту сотрудникам Дирекции по управлению административно-учебными корпусами.

Обратите внимание, что сотрудники Дирекции предоставляют напольные таблички и указатели для навигации, а их оформлением занимаются непосредственно организаторы мероприятия!

Контакты Дирекции по управлению административно-учебными корпусами:

Административно-хозяйственный отдел корпуса №1 (Санкт-Петербург, ул. Союза Печатников, д.16, лит. А) — Тюкина Виктория Александровна, vtiukina@hse.ru ;
Административно-хозяйственный отдел корпуса №2 (Санкт-Петербург, ул. Промышленная, д.17, лит. А) — Алексеева Ольга Сергеевна, ognidko@hse.ru;
Административно-хозяйственный отдел корпуса №3  (Санкт-Петербург, ул. Седова, д.55, корп.2) — Рубцова Татьяна Александровна, trubtsova@hse.ru;
Административно-хозяйственный отдел корпуса №4  (Санкт-Петербург, ул. Кантемировская, д.3, корп.1, лит. А) — Кирилова Ольга Юрьевна, okirilova@hse.ru;
Административно-хозяйственный отдел корпуса №8  (Санкт-Петербург, набережная канала Грибоедова, д.123)  — Бойко Анна Владимировна, avboyko@hse.ru.

Печать указателей и табличек.

Техническое оснащение мероприятия

Если Вы хотите организовать аудио/видео запись мероприятия, заказать оборудование для презентации и  видеотрансляции, необходимо подать соответствующую заявку.

Организация визитов участников

1. Оформляем визовые приглашения (при необходимости);

ВАЖНО:

- при организации мероприятия с большим (от 20 чел.) количеством иностранных участников в составе оргкомитета конференции необходимо предусмотреть наличие отдельного сотрудника, ответственного за визовую поддержку;
- в смете приказа необходимо предусмотреть расходы на оформление (оплата госпошлины) и доставку визового приглашения участникам;
- университет не может компенсировать приглашенному лицу расходы по оформлению визы (консульский сбор, страховка и т.д.).

2.  Бронируем авиа - ж/д билеты;

3. Заказываем гостиницу;

4. Организуем трансфер.

По вопросам приобретения авиа - ж/д билетов, заказа гостиницы и трансфера необходимо обращаться по корпоративной электронной почте в Управление маркетинговых коммуникаций к Саенко Владимиру Петровичу, vpsaenko@hse.ru

Питание участников

У НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург заключен единый договор на организацию питания участников мероприятий, проводимых в НИУ ВШЭ-Санкт-Петербург.  Курирующее подразделение – Дирекция по управлению административно-учебными и жилыми корпусами.

Для заказа кофе-брейка, ответственный организатор мероприятия должен заблаговременно направить заявку на корпоративную электронную почту Монаховой Евгении Владимировне, emonakhova@hse.ru.

В заявке необходимо указать:

1.     Подразделение заказчик;
2.     Дата проведения мероприятия;
3.     Место проведения (адрес, аудитория);
4.     Время проведения;
5.     Количество участников;
6.     Пожелания по меню.

Обращаем внимание, что приказ о проведении мероприятия с утвержденной сметой должен быть издан до начала проведения мероприятия. 

Волонтеры

Заявку для привлечения волонтеров на мероприятие можно подать на страничке сайта Вышки https: //spb.hse.ru/ovr/find_volunteers.

Сувенирная продукция

Для заказа презентационных товаров Вам необходимо обратиться в Управление маркетинговых коммуникаций, направив запрос по корпоративной почте Лыжиной Елене Викторовне, elyzhina@hse.ru. В смете приказа необходимо предусмотреть расходы на сувенирную продукцию.

Для заказа печатной продукции (бейджи, сертификаты участников, плакаты, раздаточный материал и т.д.) необходимо обратиться в Дирекцию по связям с общественностью.

Списки участников

Если предполагаются участники не из НИУ ВШЭ Санкт-Петерубрг, необходимо направить служебную записку на проход участников в здание кампуса, где будет проводиться мероприятие по корпоративной почте и.о. начальника Управления по безопасности Гришину Антону Васильевичу, avgrishin@hse.ru.

Отчет о мероприятии

Согласно приказу ректора НИУ ВШЭ от 24.07.2020 № 6.18.1-01 структурные подразделения университета обязаны обеспечивать сбор, систематизацию и предоставление сведений по научным и научно-образовательным мероприятиям, прошедшим в НИУ ВШЭ в онлайн, оффлайн и смешанном форматах.

По результатам проведения мероприятия составляем Отчёт о проведённом мероприятии,  Финансовый отчёт (в случае проведения мероприятия за счет средств центрального бюджета) и  Реестр участников. Все документы направляем начальнику отдела академического развития Управления научных исследований Борисовой Елене Викторовне, evborisova@hse.ru.