Схема проведения конкурентной закупки и запроса оферт

Закупающие подразделения (инициаторы закупки) вносят в электронной системе документооборота (СЭД) в план закупки все конкурентные закупки и запросы оферт, проводимые подразделениями, создавая в СЭД заявку в план закупки. В соответствии с законодательными нормами, каждое изменение в план закупки, вносимое в течение года подразделениями, в течение 3 рабочих дней проходит согласование акционерным обществом "Федеральная корпорация по развитию малого и среднего предпринимательства".

Также в СЭД закупающим подразделением (инициатором закупки) формируется заявка на каждую конкретную закупку с прилагаемыми документами на закупку (ТЗ, обоснование цены).

В соответствии с п. 12.1.1.1 Положения о закупке конкурентные закупки осуществляются подразделениями университета путем проведения торгов следующими способами:

‒ конкурс (открытый конкурс, конкурс в электронной форме, закрытый конкурс);

‒ аукцион (открытый аукцион, аукцион в электронной форме, закрытый аукцион);

‒ запрос котировок (запрос котировок в электронной форме, закрытый запрос котировок);

‒ запрос предложений (запрос предложений в электронной форме, закрытый запрос предложений).

 В соответствии с 12.1.1.1. Положения о закупке неконкурентные закупки осуществляются подразделениями университета следующими способами:

‒ у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);

‒ запрос оферт (открытый запрос оферт, запрос оферт в электронной форме, закрытый запрос оферт).

Конкурентные закупки проводятся только среди субъектов малого или среднего предпринимательства (СМСП) в случае, если данные виды закупок включены в утвержденный приказом по университету Перечень товаров, работ, услуг, закупка которых осуществляется у субъектов малого и среднего предпринимательства. Закупки, объявляемые только среди СМСП, проводятся только в электронной форме.

Аукцион и конкурс проводятся независимо от размера начальной (максимальной) цены договора.

Аукцион проводится в случае, если единственным критерием оценки заявок участников закупки, допущенных к участию в аукционе, является цена.

Конкурс проводится в случае, если при отборе победителя помимо цены критериями оценки являются качественные и квалификационные критерии.

Срок проведения: процедура проведения аукциона или конкурса (с даты объявления торгов до даты заключения договора) по времени занимает от 35 до 45 дней.

В случае проведения аукциона или конкурса только среди субъектов малого или среднего предпринимательства (СМСП), и начальная (максимальная) цена договора не превышает 30 миллионов рублей, процедура проведения торгов (с даты их объявления до даты заключения договора) по времени занимает от 25 до 35 дней.

Запрос котировок проводится при условии, что начальная (максимальная) цена договора не превышает 7 миллионов рублей, в случае, если единственным критерием оценки заявок участников закупки, допущенных к участию в запросе котировок, является цена.

Запрос предложений проводится при условии, что начальная (максимальная) цена договора не превышает 15 миллионов рублей, в случае, если при отборе победителя помимо цены критериями оценки являются качественные и квалификационные критерии.

Запрос оферт проводится независимо от размера начальной (максимальной) цены договора, в том числе:

1) в случае необходимости проведения нескольких закупок по результатам предварительного квалификационного отбора;

2) в случае необходимости закупки товаров конкретных товарных знаков, знаков обслуживания, фирменных наименований, патентов, полезных моделей, промышленных образцов, наименования страны происхождения товара, а также работ, услуг с использованием таких товаров;

3)   в случае необходимости установления требования об обеспечении заявок, когда это невозможно при проведении конкурентной закупки;

4)   в любых иных случаях, когда закупка не отвечает требованиям, предъявляемым Законом о закупках к конкурентным закупкам.

Запрос котировок и запрос предложений проводятся только в электронной форме.

Срок проведения: процедура проведения запроса котировок или запроса предложений (с даты объявления торгов до даты заключения договора) по времени занимает от 25 до 35 дней.

Срок проведения: процедура проведения запроса оферт (с даты объявления торгов до даты заключения договора) по времени занимает от 7 до 15 дней.

 В связи с ограничением функционала в СЭД для филиалов НИУ ВШЭ согласование документов по закупкам осуществляется с использованием нетипового решения по документу «Служебная записка» по административно-хозяйственной деятельности в соответствии с   Алгоритмом оформления документов закупки для нужд Санкт-Петербургского филиала федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» в Системе Электронного Документооборота (СЭД) 

Пошаговый порядок проведения конкурентной закупки и запроса оферт указан ниже. 

• ШАГ  1: 

  Подразделение (инициатор закупки) формирует  заявку о включении закупки в план закупки в электронной системе документооборота (СЭД)  

• ШАГ  2: 

  Подразделение готовит пакет документов на закупку: техническое задание (ТЗ),  обоснование начальной (максимальной) цены договора (XLSX, 20 Кб) 

   (допускается подготовка обоснования цены на основе коммерческих предложений не менее чем от трех фирм)

• ШАГ  3: 

  Подразделение (инициатор закупки) направляет ТЗ и обоснование начальной (максимальной) цены договора в электронной системе документооборота (СЭД)

• ШАГ  4: 

  Закупке присваивается номер, и закупка направляется в СЭД в работу работнику Отдела закупок (ОЗ), ответственному за закупку

• ШАГ  5: 

  Ответственное лицо ОЗ работает с подразделением по доработке документов (переписка ведется по электронной почте)

• ШАГ  6: 

  При необходимости подразделение дорабатывает документы

• ШАГ  7: 

• Ответственное лицо ОЗ готовит документацию о закупке и направляет ее в СЭД в установленном порядке 

• ШАГ  8: 

  Ответственное лицо ОЗ передает на подпись директору НИУ ВШЭ-Санкт-Петербург либо иному уполномоченному лицу утвержденную документацию о закупке (бумажную версию)

• ШАГ  9: 

  После получения бумажной версии утвержденной документации о закупке, данная документация размещается ответственным лицом ОЗ на электронной площадке и в единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС)

• ШАГ  10: 

  В случае подачи на электронную площадку запросов участников закупки, ответственным лицом ОЗ подготавливаются разъяснения на основе служебной записки, подписанной руководителем подразделения, и в сроки, указанные в документации о закупке, размещаются в ЕИС (при необходимости ответственным лицом ОЗ подготавливаются изменения в документацию о закупке на основе служебной записки о внесении изменений, подписанной руководителем подразделения, и размещаются в ЕИС)

• ШАГ  11: 

  В срок, указанный в документации о закупке, подаются на электронную площадку заявки участников закупки 

• ШАГ  12: 

  Члены комиссии и представители подразделения рассматривают заявки участников закупки; по результатам рассмотрения заявок в сроки, указанные в документации о закупке, выпускаются соответствующие протоколы, которые подписываются членами комиссии и ответственными представителями подразделения, имеющими полномочия на подписание протоколов; подписанные протоколы размещаются в ЕИС

• ШАГ  13: 

  В сроки, указанные в документации о закупке, ответственное лицо ОЗ формирует в СЭД карточку договора, получает в СЭД номер договора и размещает договор на электронной площадке для его подписания сторонами. Победитель закупки и университет подписывают договор электронной подписью (ЭЦП) лица, имеющего такие полномочия и соответствующую подпись; от имени университета договор подписывает лицо, утвердившее документацию о закупке

• ШАГ  14: 

  Ответственное лицо ОЗ размещает в СЭД в карточке договора подписанный ЭЦП договор, а также передает его в ПЭО

Подразделения-заказчики могут получить в Отделе закупок образцы служебных записок, технических заданий и обоснований цен по конкретным видам закупок или воспользоваться Библиотекой образцов документов на закупку.