Организация приема иностранной делегации/иностранного специалиста
Оформление пригласительного письма для российской визы
Единый порядок организации приема иностранных граждан – официальных лиц и делегаций иностранных государств, зарубежных и международных организаций (далее – ИГОЛИД) в НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург установлен соответствующим Положением, введенным в действие приказом директора НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург от 05.03.2020 №8.3.6.2-08/0503-03 (приказ от 25.10.2011 №8.3.6.2-08/33 "Об организации приема иностранных граждан в НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург" утратил силу с 05.03.2020).
ИГОЛИД = любой иностранный гражданин , в т.ч. абитуриент, студент другого вуза, стажер-исследователь, гостевой преподаватель, участник мероприятия (летней школы, семинара, конференции, мастер-класса, дискуссионного клуба) и т.п., посещающий кампус оффлайн.
В соответствии с Положением для организации приема ИГОЛИД структурному подразделению-инициатору приема необходимо:
1. Определить координатора приема, место проведения приема, составить проект программы приема, получить список ИГОЛИД с паспортными данными.
2. Не позднее 15 рабочих дней до даты приема ИГОЛИД инициировать в СЭД на имя директора НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург Служебную Записку за подписью руководителя структурного подразделения-инициатора с запросом согласования приема ИГОЛИД (приложение 1 к Положению).
NB! В лист согласования служебной записки в обязательном порядке включаются:
– Начальник Управления по международным связям;
– Начальник общего отдела;
– Советник директора;
– Начальник Управления по безопасности.
В лист рассылки служебной записки в обязательном порядке включаются:
– Директор Центра международного сотрудничества;
– Ведущий специалист Центра международного сотрудничества (io-spb@hse.ru).
3. Не позднее 10 рабочих дней до приема ИГОЛИД инициировать в СЭД проект приказа о приеме ИГОЛИД / об организации мероприятия с участием ИГОЛИД (см. Приложение 2 к Положению).
Вместе с приказом в СЭД в обязательном порядке запускаются следующие документы:
– Программа (приложение 1 к приказу);
– План мероприятий (приложение 2 к приказу);
– Смета (приложение 3 к приказу) (при необходимости);
– Уведомление (приложение 4 к приказу).
NB! В лист согласования приказа в обязательном порядке включаются:
– Начальник Управления по международным связям;
– Советник директора;
– Начальник Управления по безопасности;
– Директор дирекции по управлению административно-учебными и жилыми корпусами (в случае, если программа предполагает мероприятие в аудитории);
– Начальник управления по информационным технологиям (в случае, если программа предполагает мероприятие в аудитории);
– Начальник финансового управления (в случае, если есть смета);
– Заместитель директора по экономике и финансам (в случае, если есть смета);
– Начальник общего отдела.
4. Не позднее 7 рабочих дней до даты начала приема ИГОЛИД необходимо по электронной почте отправить директору Центра международного сотрудничества с копией ведущему специалисту Центра международного сотрудничества уведомление о приеме ИГОЛИД (приложение 4 к приказу) и программу мероприятий (приложение 1 к приказу) обязательно вместе с паспортами участников делегации.
5. Перед визитом делегации необходимо заказать пропуска на всех участников делегации для прохода в здание в системе СУРП, https://surp.hse.ru/.
6. Рекомендуется также в рабочем порядке (по email) согласовать все аспекты приема делегации (материальное и техническое сопровождение, сувенирная и презентационная продукция, фоторепортаж, освещение в СМИ, допуск в здание и т.п.)
с соответствующими структурными подразделениями кампуса.
7. В течение 7 календарных дней после завершения приема ИГОЛИД координатор приема должен направить по корпоративной электронной почте на электронный адрес директору Центра международного сотрудничества с копией ведущему специалисту Центра международного сотрудничества отчет по итогам приема, оформленный в соответствии с приложением 3 к Положению.
На любые вопросы по организации визитов иностранных делегаций Вам ответят в Управлении по международным связям (io-spb@hse.ru).