Организация приема иностранной делегации/иностранного специалиста

Единый порядок организации приема иностранных граждан – официальных лиц и делегаций иностранных государств, зарубежных и международных организаций (далее – ИГОЛИД) в НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург установлен соответствующим Положением, введенным в действие приказом директора НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург от 05.03.2020 №8.3.6.2-08/0503-03 (приказ от 25.10.2011 №8.3.6.2-08/33 "Об организации приема иностранных граждан в НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург" утратил силу с 05.03.2020).

Положение о порядке организации приема иностранных граждан - официальных лиц и делегаций иностранных государств и международных организаций в Санкт-Петербургском филиале федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (DOCX, 28 Кб) 

ИГОЛИД = любой иностранный гражданин , в т.ч. абитуриент, студент другого вуза, стажер-исследователь, гостевой преподаватель, участник мероприятия (летней школы, семинара, конференции, мастер-класса, дискуссионного клуба) и т.п., посещающий кампус оффлайн.

В соответствии с Положением для организации приема ИГОЛИД структурному подразделению-инициатору приема необходимо:

1. Определить координатора приема, место проведения приема, составить проект программы приема, получить список ИГОЛИД с паспортными данными.

2. Не позднее 15 рабочих дней до даты приема ИГОЛИД инициировать в СЭД на имя директора НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург Служебную Записку за подписью руководителя структурного подразделения-инициатора с запросом согласования приема ИГОЛИД (приложение 1 к Положению).

Приложение 1 - СЗ согласование приема ИГОЛИД (DOCX, 21 Кб) 

NB! В лист согласования служебной записки в обязательном порядке включается заместитель директора, курирующий международную деятельность (Щемелева И.Ю.), а в его отсутствие - начальника Управления по международным связям (Киселева М.А.). В лист рассылки служебной записки в обязательном порядке включается ведущий специалист Центра международного мотрудничества (io-spb@hse.ru).

3. Не позднее 10 рабочих дней до приема ИГОЛИД инициировать в СЭД проект приказа о приеме ИГОЛИД / об организации мероприятия с участием ИГОЛИД.
В случае организации визита административной делегации или отдельных иностранных специалистов (цель - переговоры или участие в мероприятии, которое уже оформлено приказом, не включающим ИГОЛИД) необходимо использовать форму приказа, утвержденную Приложением 2 к Положению о приеме ИГОЛИД.

Приложение 2 - приказ ИГОЛИД с приложениями и уведомлением (DOCX, 31 Кб) 

В случае организации мероприятия с участием ИГОЛИД с использованием других форм приказов необходимо обязательно включить в приказ: 

• пункт о назначении должностного лица, ответственного за организацию мероприятия / приема ИГОЛИД (декан или руководитель структурного подразделения-инициатора), а также пункт о назначении координатора приема ИГОЛИД из числа работников факультета / стурктурного подразделения-инициатора
• (приложение) Программа мероприятия с участием ИГОЛИД с указанием даты, времени и места (адрес корпуса, аудитория) проведения мероприятия, состава ИГОЛИД
• (приложение) План мероприятий по подготовке и проведению приема ИГОЛИД (см. Приложение 2 к Положению об ИГОЛИД)

В лист согласования приказа о приеме ИГОЛИД в СЭД первым согласующим лицом (после руководителя подразделения-инициатора) указывать заместителя директора, курирующего международную деятельность (И.Ю. Щемелева), а в его отсутствие - начальника Управления по международным связям (Киселева М.А.).

В лист рассылки приказа о приеме ИГОЛИД помимо других должностных лиц в обязательном порядке должны быть включены:

• заместитель директора, курирующий вопросы безопасности и режима (Цветков А.А.)
• ведущий специалист Центра Международного Сотрудничества (io-spb@hse.ru)
• начальник Отдела визово-миграционного сопровождения (Долгина Ю.А.)
• начальник Отдела безопасности и режима (Притворов В.А.)
• начальник Управления маркетинговых коммуникаций (Лыжина Е.В.)

4. Не позднее 7 рабочих дней до даты начала приема ИГОЛИД передать на подпись в приемную курирующего заместителя директора форму уведомления о приеме ИГОЛИД (выполнение этого пункта является условием для согласования проекта приказа заместителем директора).

В зависимости от типа приказа о мероприятии уведомление может быть оформлено приложением к приказу или в виде отдельного документа по форме: 

Приложение 3 - Уведомление ИГОЛИД (DOCX, 18 Кб) 

5. Рекомендуется также в рабочем порядке (по email) согласовать все аспекты приема делегации (материальное и техническое сопровождение, сувенирная и презентационная продукция, фоторепортаж, освещение в СМИ, допуск в здание и т.п.) с соответствующими структурными подразделениями кампуса.
 

6.  В течение 7 календарных дней после завершения приема ИГОЛИД координатор приема должен направить по корпоративной электронной почте на электронный адрес заместителя директора И.Ю. Щемелевой с копией ведущему специалисту Центра международного сотрудничества Крутских П.Ю. отчет по итогам приема, оформленный в соответствии с Приложением 4 к Положению.

Приложение 4 - отчет о приеме ИГОЛИД (DOCX, 19 Кб) 

На любые вопросы по организации визитов иностранных делегаций Вам ответят в Управлении по международным связям (io-spb@hse.ru).