Алгоритм работы

Для подачи заявки на конкурс РНФ необходимо:Не позднее 14 дней до окончания приема заявок на конкурс направить начальнику отдела организации научной деятельности Управления научных исследований Тарасову А.М. (amtarasov@hse.ru) следующую информацию:

- ФИО руководителя гранта, возраст и ученая степень;
- Название предполагаемого проекта;
- ФИО и возраст членов научного коллектива;
- Информацию о запрашиваемом финансировании в соответствии с формой 5 конкурсной документации (приложить заполненную форму 5);
- Наименование подразделения, от которого подается заявка.

Также необходимо заранее согласовать возможность подачи заявки с руководителем подразделения, на базе которого планируется выполнение проекта.

Не позднее 3 дней до окончания приема заявок на конкурс необходимо передать в отдел организации научной деятельности оригиналы подписанных форм согласия на руководителя и всех основных исполнителей проекта и направить по электронной почте Тарасову А.М. (amtarasov@hse.ru) проект заявки из ИАС РНФ.

Заявка на Конкурс подается Руководителем проекта в установленном Фондом порядке: в электронном виде через информационную систему — ИАС РНФ.

Форма № 3 «Сведения об организации» заполняется автоматически при выборе - ФГАОУ ВО «Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики" (НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург)», ИНН 7714030726, ОГРН 1027739630401.

При заполнении Формы № 5 «Запрашиваемое финансирование на 2022 год» необходимо обратить внимание на следующие положения конкурсной документации (могут отличаться в зависимости от вида конкурса РНФ):

- вознаграждение за выполнение работ по реализации проекта должен ежегодно получать каждый член научного коллектива;

- общий размер ежегодного вознаграждения члена научного коллектива не может превышать 30 процентов от суммы ежегодного вознаграждения всех членов научного коллектива;

- размер ежегодного вознаграждения всех членов научного коллектива в возрасте до 39 лет включительно не может быть меньше 35 процентов от суммы ежегодного вознаграждения всех членов научного коллектива;

- объем накладных расходов организации составляет 10 процентов от суммы гранта;

- оплата научно-исследовательских работ сторонних организаций, направленных на выполнение научного проекта, не может превышать 15 процентов от суммы гранта.

Руководителям и основным исполнителям (при наличии) проекта РНФ необходимо загрузить Согласие на обработку персональных данных в раздел «Анкета» в личном кабинете в ИАС РНФ (https://grant.rscf.ru/site/user/card). Согласие должно быть заполнено от руки.

Содержание полей, при заполнении которых могут возникнуть сложности:

- учетная запись в Информационно-аналитической системе: адрес Вашей электронной почты, которая указана в анкете пользователя в ИАС РНФ;

- Выражаю согласие (уполномочиваю) на подписание простой электронной подписью и представление Организацией: ФГАОУ ВО «Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики" (НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург)», ИНН 7714030726, ОГРН 1027739630401.

Соглашение заполняется в соответствии с требованиями РНФ и распечатывается в 3-х экземплярах из личного кабинета руководителя проекта в ИАС РНФ. В первом абзаце соглашения в соответствующих полях необходимо внести информацию о лице, подписывающем Соглашение со стороны НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург: «… федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования "Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики", именуем(ое/ая/ый) в дальнейшем «Организация», в лице заместителя директора по научной деятельности Санкт-Петербургского филиала федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург) Цветковой Ларисы Александровны, действующей на основании доверенности от 26.06.2023 № 8.3.6.13-02/260623-2, и руководитель проекта».

На каждом экземпляре Соглашения в разделе «Подписи сторон» Руководитель проекта ставит личную подпись.

Вместе с Соглашением необходимо также распечатать и подписать заявку. В РНФ сдается следующий комплект: Соглашение (3 экз.), заявка (1 экз.), заверенная доверенность на подписанта от НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург.

Пакет документов на подпись необходимо передать в отдел организации научных исследований Управления научных исследований (ул. Союза Печатников, 16, каб. 309Б).

Подробная  инструкция по оформлению соглашения.

Для начала работ по проекту РНФ необходимо:

1.    В течение 5 (пяти) рабочих дней с даты подписания Соглашения о предоставлении гранта подготовить и направить на согласование через СЭД НИУ ВШЭ служебную записку о реализации проекта (Образец служебной записки о реализации проекта). На основании служебной записки издается приказ о выполнении проекта (Образец приказа о реализации проекта).

Любые изменения состава научного коллектива утверждаются приказом на основании служебной записки от руководителя проекта на имя заместителя директора по научной деятельности НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург Л.А. Цветковой (Образец служебной записки о внесении изменений в состав коллектива).

Обращаем внимание:

 - Дата начала проекта должна соответствовать дате подписания Соглашения;
 - К служебной записке о реализации проекта необходимо приложить:

 -  функциональные обязанности членов научного коллектива;

 - план работ на время выполнения проекта (должен соответствовать плану работ, представленному в заявке);

- согласия на включение в состав научного коллектива от всех исполнителей  (Проект согласия). Оригиналы согласий руководитель хранит у себя.

Просим учесть обязательные требования к составу научного коллектива:

- требования, согласно п. 2.6.3. Соглашения;

- все указанные в приказе о реализации проекта лица не должны участвовать в выполнении двух или более текущих проектов РНФ и в случае их планируемого включения в состав научного коллектива по третьему текущему проекту РНФ должны быть незамедлительно исключены из состава научного коллектива по одному из проектов;

- со всеми указанными в приказе о реализации проекта лицами должны быть заключены трудовые или гражданско-правовые отношения и каждый член научного коллектива в течение срока его включения в коллектив должен получить вознаграждение (зарплату) из средств проекта не менее чем 1 раз за каждый год реализации проекта. Если заключение договора ГПХ или трудовых отношений не планируется, член научного коллектива должен быть исключен из его состава.

  С членами научного коллектива могут быть заключены следующие типы отношений:

-   Дополнительное соглашение к трудовому договору. Заключается с сотрудниками НИУ ВШЭ посредством служебной записки руководителя проекта «О заключении дополнительного соглашения к трудовому договору работника НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (Образец служебной записки о трудоустройстве по дополнительному соглашению). 

-    Срочный трудовой договор (основной, по внутреннему совместительству, по внешнему совместительству) на должность в штатном расписании проекта посредством служебной записки руководителя проекта (Образец служебной записки о приеме на работу по внутреннему совместительству). При необходимости предполагает открытие ставки или ее части. Ставка автоматически закрывается с окончанием проекта РНФ.

или
-    Договор гражданско-правового характера. С членом научного коллектива можно заключать несколько договоров ГПХ в течение срока выполнения проекта (срок ГПХ - от 10 дней). Договоры ГПХ для членов научного коллектива могут быть только на выполнение НИР. По окончанию договора, исполнитель по договору ГПХ (член научного коллектива) должен предоставить отчет по ГОСТ 7.32 и акт выполненных работ. Если с лицами категории «вспомогательный персонал» заключается договор ГПХ – то только на услуги/работы.

 2.    В случае необходимости руководитель проекта может привлечь к выполнению работ по проекту лиц категории «вспомогательный персонал» посредством заключения с ними трудовых (срочных трудовых) договоров, дополнений к ним или гражданско-правовых договоров  (Образец служебной записки_о трудоустройстве_вспомогательный персонал). 

3.    В течение 10 рабочих дней с даты подписания соглашения о предоставлении гранта необходимо подготовить и направить в отдел организации научной деятельности информацию для регистрации сведений о начале выполнения проекта  по форме ЦИТИС_НИОКТР в ЕГИСУ НИОКТР  (Памятка для грантодержателя о регистрации НИР в ЕГИСУ).

1.    В течение месяца с даты подписания Соглашения необходимо утвердить смету проекта (Образец приказа об утверждении сметы).

Для этого руководителю проекта необходимо направить на согласование через СЭД НИУ ВШЭ служебную записку об утверждении сметы проекта (Образец служебной записки руководителя об утверждении сметы).

 2.    Право на расходование средств гранта возникает после трудоустройства руководителя проекта (заключения трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору). Руководитель проекта может производить любые выплаты по проекту на основании:

- служебных записок руководителя проекта и приказов о выплате вознаграждения членам научного коллектива и лицам категории «вспомогательный персонал» (п.2.3.6) (Образец служебной записки о стимулирующих выплатах; образец приказа о стимулирующих выплатах; образец приложения к приказу о стимулирующих выплатах).

 - служебных записок руководителя проекта и приказов о командировании членов научного коллектива и/или вспомогательного персонала (цель командировки должна в обязательном порядке соответствовать цели выполнения проекта) (п. 2.3.7);  

- служебных записок руководителя проекта на компенсацию затрат по проезду и проживанию членов научного коллектива, работающих по договорам ГПХ, при условии, что это предусмотрено в указанных договорах;
- служебных записок руководителя проекта, обосновывающих необходимость закупок товаров, работ, услуг, НИР для выполнения проекта; соответствующих договоров, счетов, накладных, актов сдачи-приемки исполненных обязательств по договорам, отчетов (для НИР – обязательно). Счета должны быть завизированы руководителем проекта (п.2.3.7).

Просим обязательно включать в лист рассылки следующих должностных лиц: Пашнину Г. П. , Киселеву В. Л.

3.    Смета может изменяться по письменному решению руководителя проекта (п.2.3.2). Согласовывать изменение сметы с РНФ нет необходимости. При этом изменения сметы должны соответствовать ограничениям по накладным расходам, расходам на услуги сторонних организаций, максимальному вознаграждению члену научного коллектива, доле вознаграждения молодым исследователям.

 Просим обратить внимание на следующие моменты в расходовании средств гранта:

- за счет средств гранта нельзя проводить мероприятия (если это не предусмотрено конкурсной документацией);

- рекомендуется оставлять резерв средств на следующий год для оплаты работ руководителя проекта и открытых ставок до получения очередного транша по гранту;
- договоры ГПХ не должны предполагать помесячных выплат; договоры ГПХ с длительным сроком могут быть квалифицированы как скрытый трудовой договор.

Все участники научного коллектива, имеющие трудовые отношения с НИУ ВШЭ могут быть командированы согласно плану работ по Проекту.

Обращаем внимание на следующие моменты:

- командирование члена научного коллектива должно быть прописано в плане работ по проекту, отражено в трудовом соглашении;

- если командирование члена научного коллектива осуществляется вне плана, к запросу о командировании необходимо приложить пояснительную записку о ее причинах;
- при выступлении с докладом (устным или стендовым) по результатам проведенных исследований по проекту РНФ на публичном научном мероприятии (конференция, симпозиум и т.п.) обязательно должна быть ссылка на грант РНФ как в материалах презентации, так и в тезисах доклада. К отчету прилагаются тезисы выступлений / презентации / опубликованная по результатам статья;

- к авансовому отчету должен быть приложен содержательный отчет командируемого за подписью руководителя проекта;

- командирование лиц категории «вспомогательный персонал» возможно, но цель командировки должна соответствовать должностным обязанностям, указанным для данного лица в рамках проекта.

Соглашения, итоговые научные отчеты и финансовые отчеты оформляются только в печатном виде.

Научные отчеты по продолжающимся проектам (промежуточные отчеты) подписываются в электронном виде.

За 10 дней до срока окончания приема отчета (15 декабря) необходимо передать в отдел организации научной деятельности 1 экземпляр. Также необходимо приложить все отчетные публикации для проверки. Все публикации должны быть оплачены за счет средств гранта.

 В течение 10 рабочих дней с даты подписания отчета, необходимо направить в отдел организации научной деятельности отчет и титульный лист для регистрации завершения проекта в ЕГИСУ.