О подразделении

Основные задачи Общего отдела – документационное  обеспечению деятельности Филиала, организационно – контрольная деятельность, архивная деятельность.

Функции по документационному обеспечению деятельности:

• организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения  НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, с применением электронного документооборота (СЭД);
• регистрация входящей, исходящей корреспонденции, приказов, служебных записок;
• проставление гербовой печати и штампа НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург на документах;
• заверение копий документов, зарегистрированных в Общем отделе;
• учет выдачи и возврата печатей и штампов структурными подразделениями;
• выдача копий документов, подлинники которых хранятся в Общем отделе;
• ведение делопроизводства по обращениям граждан в соответствии с  Регламентом рассмотрения обращений граждан в НИУ-ВШЭ и контроль их исполнения; Для обращения граждан.
• сканирование и размещение в электронное хранилище распорядительных документов по основной деятельности;
• подготовка и отправка почтовой корреспонденции НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;

Функции организационной и контрольной деятельности:

• согласование проектов приказов (за исключением приказов по личному составу);
• подготовка и организация проведения заседаний директората, рабочих встреч, ведение протоколов;
• централизованный контроль исполнения структурными подразделениями и работниками НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в указанные сроки и в полном объеме поручений и запросов федеральных органов государственной власти, решений по протоколам коллегиальных органов управления и совещательных органов НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, приказов и поручений ректора НИУ ВШЭ, директора НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, документов по резолюциям;
• контроль своевременного и полного рассмотрения поступивших в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург обращений граждан;
• документационное сопровождение изменения организационной структуры НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;
• согласование проектов положений о структурных подразделениях;
• выполнение отдельных поручений директора;

Архивные функции:

• комплектование, учет, обеспечение сохранности, использование архивного фонда НИУ ВШЭ - Санкт-Петербург;
• взаимодействие с Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга;
• предоставление информации по архивным документам, исполнение социально-правовых запросов и заявок;
• организация работы экспертной комиссии по архивной работе НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (ЭК);
• участие в проведении экспертизы ценности документов подразделений;
• участие в разработке и подготовке к рассмотрению ЭК номенклатур дел подразделений;
• оказание помощи подразделениям в разработке и внедрении номенклатур дел, организации оперативного хранения документов, проведении экспертизы ценности, составлении сдаточных описей и актов о выделении дел к уничтожению, передаче документов на архивное  хранение и на уничтожение;
• проведение проверок условий оперативного хранения и состояния сохранности документов в подразделениях.