• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Рекомендации по организации научных онлайн мероприятий

Организация проведения научных онлайн мероприятий регулируется Регламентом:

Регламент онлайн мероприятий финал (ZIP, 998 Кб) (пакет документов с формами приказа, служебной записки, т.д.).

Также 01.04.2021 вступили в силу "Правила организации и проведения научных и научно-образовательных онлайн-мероприятий в Национальном исследовательском университете «Высшая школа экономики»": 

Приложение (Свод правил) (DOCX, 33 Кб) 

Из Правил можно узнать:

  • как разместить анонс мероприятия на сайте;
  • как организовать регистрацию участников;
  • как провести тестирование и провести инструктаж по использованию оборудования;
  • каков общий порядок проведения онлайн-мероприятия;
  • как подвести итоги мероприятия, в том числе подготовить отчет.


Особенности проведения научных онлайн мероприятий определены в следующих методических материалах:


При организации научных онлайн мероприятий участники процесса обязаны руководствоваться:


Внимание! В настоящее время в НИУ ВШЭ не предоставляются копроративные лицензии Zoom! Структурные подразделения могут закупать такие лицензии из собственных бюджетов либо пользоваться платформой Webinar.ru.


 Рекомендации по организации научных онлайн мероприятий:

1. Техническое обеспечение

1.1 Оборудование для проведения научных онлайн мероприятий:

– для проведения крупных (общекампусных) мероприятий рекомендуется использовать оборудование для трансляции мероприятий в режиме реального времени, а также оборудование для видеоконференцсвязи;

– для проведения мероприятий факультетского уровня рекомендуется использовать видеостудии или аудитории с возможностью трансляции;

– для проведения малых научных мероприятий рекомендуется использовать персональный компьютер, диктофон и видеокамеру.

 

1.2 Помещения для проведения научных онлайн мероприятий:

– крупные общекампусные мероприятия рекомендуется проводить в специализированных помещениях для проведения массовых мероприятий (конференц зал, актовый зал и т.п.) с возможностью организации трансляции;

– мероприятия факультетского уровня рекомендуется проводить в видеостудии или в аудитории с возможностью организации трансляции;

– для проведения малых научных мероприятий выбор помещения не имеет значения при условии использования корпоративного фона.

 

1.3 Организация видеозаписи научных онлайн мероприятий:

– видеозапись крупных общекампусных мероприятий организуется с использованием специализированного оборудования для онлайн трансляций;

– видеозапись мероприятий факультетского уровня организуется с использованием оборудования видеостудий и аудиторий для трансляций;

– видеозапись мероприятий структурных подразделений организуется при необходимости с использованием возможностей программного обеспечения.

При осуществлении и обработке видеозаписи научного онлайн мероприятия рекомендуется руководствоваться Инструкцией по обработке видеозаписи мероприятия

 Инструкция по обработке видеозаписи мероприятия (PDF, 292 Кб) 
 

 2. Организационное обеспечение


           2.1 Период планирования научных онлайн мероприятий:

– крупные общекампусные мероприятия включаются в годовой план научных мероприятий НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (держатель - УМК);

– мероприятия факультетского уровня включаются в ежеквартальные планы научных мероприятий НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (держатель - ЦОНАР);

– малые мероприятия структурных подразделений включаются в планы научных мероприятий факультета (держатель – заместитель декана на науке).

 

2.2 Приглашение участников научных онлайн мероприятий:

– участников общекампусных мероприятий рекомендуется приглашать на мероприятие за 2 месяца до начала мероприятия;

– участников факультетских мероприятий рекомендуется приглашать на мероприятие за 1 месяц до начала мероприятия;

– участников мероприятий структурных подразделений рекомендуется приглашать на мероприятие за 2-3 недели до начала мероприятия.

Приглашение участников онлайн мероприятий осуществляется только после согласования вышестоящим руководителем структурного подразделения в форме резолюции на служебной записке инициатора мероприятия.

 

2.3 Организационная поддержка научных онлайн мероприятий:

– организационную поддержку крупных общекампусных мероприятий осуществляют: модератор, технический координатор и синхронный переводчик (при необходимости);

– организационную поддержку мероприятий факультетского уровня осуществляют: модератор и технический координатор;

– организационную поддержку малых научных мероприятий осуществляет модератор.

Организаторы научных мероприятий обязаны руководствоваться рекомендациями по обеспечению безопасности и конфиденциальности данных.

 

2.4 Рассылка материалов по итогам научного онлайн мероприятия:

– для крупных общекампусных мероприятий осуществляется УМК;

– для мероприятий факультетского уровня осуществляется Организатором;

– для малых научных мероприятий осуществляется Инициатором.
 

3. Маркетинговое обеспечение


           3.1 Посадочная страница научных онлайн мероприятий:

– для крупных общекампусных мероприятий рекомендуется создавать самостоятельный лендинг (одностраничный сайт);

– для мероприятий факультетского уровня рекомендуется создавать страницу на сайте Организатора;

– для мероприятий структурных подразделений достаточно размещения анонса на сайте НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.

 

3.2 Инструменты привлечения участников научных онлайн мероприятий:

– для крупных общекампусных мероприятий рекомендуется привлечение участников через инструменты таргетированной рекламы в социальных сетях, e-mail рассылки, хештегов мероприятия;

– для мероприятий факультетского уровня рекомендуется привлечение участников через E-mail рассылку целевой аудитории и инструменты вирусного охвата;

– для малых научных мероприятий структурных подразделений рекомендуется привлечение участников через личные контакты Инициатора.

Продвижение онлайн мероприятий осуществляется не только до, но и во время мероприятия.

 

3.3 Брендирование онлайн мероприятий. При организации научных онлайн мероприятий на базе НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург обязательно:

– использовать корпоративные лого в русской и английской версиях;

– использовать заставки НИУ ВШЭ в качестве корпоративного фона;

– использовать корпоративный шаблон презентации;

– использовать корпоративные хештеги в информационных сообщениях о мероприятии в сети Интернет.





 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.