Оформление пропусков для внешних гостей

1. Открыть регистрацию на мероприятие для внешних участников.

Важно! Использование Google Форм для сбора персональных данных нарушает российское законодательство. Для регистрации участников вы можете использовать сервис «Yandex.Forms для бизнеса» (читать подробнее).

2. В регистрационной форме необходимо запросить следующие данные:

- фамилия (отдельная строка)
- имя (отдельная строка)
- отчество (отдельная строка)
- является ли иностранцем (да/нет)
- фамилия латиницей (если иностранец)
- имя латиницей (если иностранец)
- отчество латиницей (если иностранец)
- номер телефона (в формате 88005553535)
- адрес действующей электронной почты 

3. При публикации регистрационной формы в обязательном порядке указывайте дедлайн окончания регистрации.

Участники, по которым не была своевременно отправлена информация в ЦИП, не смогут попасть в Вышку, даже если они зарегистрировались в вашей регистрационной форме. При выборе даты окончания регистрации на мероприятие закладывайте время на то, чтобы собрать данные в таблицу и успеть отправить инфомрацию в ЦИП в установленные сроки.

1. После закрытия регистрации вы переносите данные внешних участников в таблицу XLSX строго в соответствии с ШАБЛОНОМ. Обязательно следите за тем, чтобы в таблице были указаны правильно все данные и отсутствовали пробелы в строках почты и телефона: в противном случае пропуск данным гостям не отправится.

2. Таблица с данными вместе с краткой информацией о мероприятии должна быть отправлена в чат вашей организации и ЦИПа не позднее чем за 2 рабочих дня до мероприятия (до 17:00).

Пример сообщения:

Привет! Отправлю информацию о гостях мероприятия (название мероприятия)

30.09
с 18:00 до 21:30
Кантемировская 3а, аудитория 436
встреча Кейс-клуба ВШЭ СПб
нужен пропуск внешних участников с 17:40 и до 19:30
+ вложена таблица с данными

1. Менеджер ЦИП проверяет таблицу.

Если она оформлена корректно, мы ее загружаем в СУРП.
Если есть недочёты, таблица отправляется вам на доработку.

2. Обязательно ждите обратную связь от менеджера ЦИП, чтобы понимать, на каком этапе находится ваша заявка.

3. После загрузки в СУРП происходит рассылка — на оставленный в форме регистрации адрес электронной почты внешний участник получит QR-код, который необходимо будет показать сотрудникам на посту охраны.

1. Внешним участникам необходимо иметь при себе один из документов, удостоверяющих личность:

- паспорт РФ
- заграничный паспорт
- временное удостоверение личности на время оформления паспорта
- военный билет для военнослужащих и офицеров запаса
- удостоверение личности военнослужащего
- паспорт моряка

2. Предупредите гостей о том, что можно и нельзя проносить

 Разрешается вносить:
- малогабаритные предметы личного пользования
(портфели, дипломаты, женские и хозяйственные сумки)

Запрещается вносить:
- громоздкие личные вещи
- алкогольные напитки
- наркотические средства
- взрывоопасные и легковоспламеняющиеся вещества
- холодное, огнестрельное и другое оружие

3. Пропуск в виде QR-кода является разовым и оформляется на конкретные дни и часы
Это означает, что пропуск действует только на время вашего мероприятия и воспользоваться им дважды или в другой день не получится, так как система автоматически изменит статус (отмечен/просрочен).

4. Охрана вправе не пропускать гостя до начала действия пропуска
Отправляя нам данные о внешних гостях, вы можете заложить резерв не более чем 20 минут до начала мероприятия.

5. Если вам необходимо зарегистрировать гостя на более длительный период (например, двухдневный турнир или недельный тренинг), такая функция доступна и называется «временный пропуск». Для оформления временного пропуска дополнительная информация не нужна.

6. Если вам необходим пропуск на парковку для особого гостя мероприятия, то это необходимо согласовать в чате вашей организации в индивидуальном порядке. После соглаосвания, помимо обычной информации для пропуска, вам необходимо предоставить следующие данные:

- Марка машины
- Наименование модели
- Гос. номер
- Цель визита