План организатора при подготовке мероприятия

Расскажите об идее мероприятия, добавив его в таблицу в чате "ЦИП х СО" и переходите к шагу бронирования аудитории. Ожидайте подтверждение заявок.

Этот шаг обязателен для любого внеучебного мероприятия, даже если вам ничего не потребуется для его обеспечения и вы готовы все сделать сами. Заполняя заявку, вы информируете ЦИП о том, что планируете провести мероприятие. Мероприятия, заявки по которым не получены, автоматически считаются не согласованными с ЦИП.

Предоставьте менеджеру ЦИП необходимую информацию для запуска Приказа и получения финансирования.

Если на мероприятие приедут гости из других городов и им потребуется официальное приглашение на мероприятие от Вышки - уведомите об этом менеджера ЦИП как можно более заранее. Вся информация о людях, кому потребуются приглашения, должна быть у менеджера ЦИП не позднее чем за 3 недели до дня мероприятия.

Забронируйте аудиторию для своего мероприятия.

Закажите оборудование для проведения мероприятия. Если по ссылке вы не нашли нужное оборудование, уточните у менеджера ЦИП есть ли в Вышке то, что вам необходимо.

Откройте регистрацию для участников мероприятия. При создании регистрационной формы ориентируйтесь на рекомендации. Не забудьте в форме уточнить, есть ли у гостя пропуск в Вышку, и если нет – запросить необходимую для подачи списков информацию. ВАЖНО! У регистрационной формы обязательно должен быть жесткий дедлайн, после которого вы закрываете регистрацию и своевременно отправляете списки внешних гостей (инструкция ниже).

Закажите печать материалов для мероприятия и развесьте афиши в корпусах Вышки.

Предоставьте менеджеру ЦИП информацию обо всех деталях, которые необходимо подготовить заранее.

Начните собирать информацию о гостях не из Вышки на проход, чтобы вовремя ее отправить (см. инструкцию ниже).

Если вы ожидаете гостей/студентов других вузов, которым требуется официальное приглашение от Вышки на ваше мероприятие - предоставьте полную информацию об этом менеджеру ЦИП не позднее, чем за 2 недели до мероприятия.

Своевременно подайте информацию о гостях не из Вышки, следуя инструкции.

Попробуйте себе представить в голове день мероприятия от начала программы до ее окончания. Что еще вам может потребоваться? Проверьте, все ли особенности вашего мероприятия вы успели учесть, и проинформируйте менеджера ЦИП, если вы забыли о чем-то важном.

Максимально усильте продвижение вашего события - рассказывайте одногруппникам и знакомым, просите репосты анонса, создавайте цепляющий контент о мероприятии.

Будьте на связи с ЦИП, если возникают какие-то трудности или важные изменения. Верьте в себя и свой проект, ведь вы проделали огромную работу, чтобы он получился!

Сообщите менеджеру ЦИП, как прошло мероприятие и были ли какие-то проблемы (например, сломалось что-то из мебели/техники, или не поняли, куда вернуть использованную во время мероприятия мебель)

Предоставьте фотографии и краткую аннотацию прошедшего мероприятия для подготовки поста в социальных сетях ЦИП