Публикации в журналах отрытого доступа

Компенсация оплаты за публикации работников НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в научных журналах открытого доступа из средств ФАР осуществляется в пределах годового лимита ФАР, выделенного на данный вид расходов, с учетом расходов, заложенных на оплату публикаций в научных журналах открытого доступа в бюджетах научных проектов, международных лабораторий, факультетов.

Административное сопровождение процесса осуществления компенсаций оплаты за публикации работников НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в научных журналах открытого доступа из средств фонда академического развития реализует ЦОНАР и менеджеры структурных подразделений (факультета, лаборатории).

• Инициатором Процедуры компенсации оплаты за публикации работников НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в научных журналах открытого доступа является заявитель. Заявитель должен удовлетворять следующим критериям:

- являться штатным работником НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, занимающим должность профессорско-преподавательского состава и/или научным сотрудником НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;

- работать на полную ставку.

• Заявитель подает на имя директора ЦОНАР в форме письма на адрес корпоративной электронной почты заявку на компенсацию оплаты за публикацию в научном журнале открытого доступа по установленной форме (приложение 1 Регламента). Заявка должна содержать:

- квартиль журнала в соответствии с JCR Web of Science;

- подтверждение отсутствия опции бесплатной публикации;

- подтверждение аффилиации с НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (заявитель должен являться первым автором, НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург должна быть указана в качестве первой аффилиации заявителя, не менее 50% авторов должны являться работниками федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Высшая школа экономики» (далее – НИУ ВШЭ));

- соответствие требованию Положения об академических надбавках федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики», утвержденным решением ученого совета Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» от 24.11.2017, протокол № 11, и введенным в действие приказом НИУ ВШЭ от 08.12.2017 №6.18.1-01/0812-04;

- подтверждение отсутствия возможности компенсации оплаты за публикацию из средств научного проекта, бюджета факультета или международной лаборатории, которое оформляется путем визирования заявки руководителем структурного подразделения, работником которого является заявитель.

Соответствие тематики журнала и публикации междисциплинарным областям научного превосходства НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург является дополнительным преимуществом при рассмотрении заявок (при прочих равных условиях).

К заявке прикладываются: счет на оплату публикации с переводом на русский язык и подтверждение о принятии публикации к печати.

• Директор ЦОНАР в течение 2 рабочих дней рассматривает заявку на предмет соответствия формальным требованиям и наличия необходимого пакета документов и передает на экспертизу в Научную комиссию НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.

В частности, оценивается отсутствие альтернативных возможностей оплаты за публикацию статьи в журнале открытого доступа:

- отсутствие опции бесплатной публикации журналом;

- отсутствие опции компенсации оплаты за публикацию из средств научного гранта соответствующей тематики, бюджета факультета, международной лаборатории.

В случае, если журнал открытого доступа признан относящимся к топ-5 научных журналов по импакт-фактору JCR международной базы данных научного цитирования Web of Science, заявка утверждается директором центра организации науки и академического развития без экспертизы Научной комиссии НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.

• Научная комиссия НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в течение 5 рабочих дней проводит экспертизу заявки на предмет: вклада в международную научную репутацию НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург:

- квартиль журнала не ниже Q1;

- журнал входит в Перечень журналов, публикации в которых учитываются при назначении академических надбавок;

- заявитель указан в качестве первого автора публикации, НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург указана в качестве первой аффилиации заявителя, не менее 50% авторов являются работниками НИУ ВШЭ.

Экспертиза может быть проведена в дистанционном или очном формате. Результаты экспертизы оформляются протоколом заседания Научной комиссии НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.

• Менеджер ЦОНАР направляет заявителю копию протокола Научной комиссии НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в срок, не превышающий 2 рабочих дней с даты заседания Научной комиссии НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург. Заявитель направляет копию заявки менеджеру структурного подразделения (лаборатории или департамента) для реализации дальнейших административных процедур.
• В случае получения положительного заключения Научной комиссии НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург по заявке на компенсацию оплаты за публикацию в журнале открытого доступа менеджер структурного подразделения готовит служебную записку на имя директора НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург по установленной форме (приложение 2 Регламента) с приложением копии протокола заседания Научной комиссии НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (либо визой директора центра организации науки и академического развития), а также оригинала счета на оплату публикации и его перевода. 

Менеджер структурного подразделения загружает служебную записку в СЭД и контролирует процесс согласования. Служебную записку в СЭД согласовывают: директор центра организации науки и академического развития, начальник планово-экономического отдела НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.

• Менеджер структурного подразделения направляет согласованную директором НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург служебную записку заявителю в течение 2 дней с момента подписания. 

После получения согласованной директором НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург служебной записки заявитель производит оплату за публикацию в журнале открытого доступа и направляет менеджеру структурного подразделения (лаборатории или департамента) документы, подтверждающие факт оплаты.

• Заявитель информирует менеджера структурного подразделения о факте опубликования публикации в журнале открытого доступа путем предоставления документов, подтверждающих факт опубликования статьи.
• Для компенсации расходов на оплату публикации менеджер структурного подразделения совместно с заявителем оформляет авансовый отчет и предоставляет его в бухгалтерию с приложением оригиналов документов:

- служебная записка, подписанная директором НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;

- выписка из протокола Научной комиссии НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург;

- подтверждение факта публикации статьи;

- подтверждение факта оплаты за публикацию статьи.

• Бухгалтерия рассматривает предоставленные документы в течение 20 рабочих дней с даты их получения и перечисляет сумму возмещения заявителю при условии правильности и полноты предоставленных документов. В соответствии с законодательством РФ, сумма компенсации учитывается в налоговой базе НДФЛ.
• Заявитель не позднее, чем через 6 месяцев после проведения оплаты обязан предоставить в ЦОНАР сведения о публикации (текст в формате .pdf, выходные данные, ссылка на электронную версию). В случае несоответствия итоговой (опубликованной) версии статьи критериям, заявленным в пункте 2.3 регламента, Научная комиссия НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург вправе отказать заявителю при последующем обращении.

Регламент о компенсации ЖОД_2021 (DOCX, 30 Кб) 

Приказ_Регламент о компенсации ЖОД (DOCX, 18 Кб) 

По всем вопросам можно обращаться к менеджеру центра организации науки и академического развития Буцукиной Марте Владимировне (mbutsukina@hse.ru; +7 (812) 6445911 * 61271).