Рекомендации по организации научных онлайн мероприятий
Организация проведения научных онлайн мероприятий регулируется Регламентом:
Регламент онлайн мероприятий финал (ZIP, 998 Кб) (пакет документов с формами приказа, служебной записки, т.д.).
Также 01.04.2021 вступили в силу "Правила организации и проведения научных и научно-образовательных онлайн-мероприятий в Национальном исследовательском университете «Высшая школа экономики»":
Приложение (Свод правил) (DOCX, 33 Кб)
Из Правил можно узнать:
- как разместить анонс мероприятия на сайте;
- как организовать регистрацию участников;
- как провести тестирование и провести инструктаж по использованию оборудования;
- каков общий порядок проведения онлайн-мероприятия;
- как подвести итоги мероприятия, в том числе подготовить отчет.
Особенности проведения научных онлайн мероприятий определены в следующих методических материалах:
- особенности проведения научных онлайн мероприятий (Особенности проведения (JPG, 96 Кб));
- распределение ответственности за организацию научных онлайн мероприятий (Распределение ответственности (JPG, 97 Кб)).
При организации научных онлайн мероприятий участники процесса обязаны руководствоваться:
- Протоколом подготовки и проведения онлайн мероприятия НИУ ВШЭ (Протокол подготовки и проведения онлайн мероприятия (PDF, 103 Кб));
- Инструкциями для технического координатора, модератора и слушателя (Инструкция для секретаря онлайн-мероприятия (PDF, 308 Кб);Инструкция для участников онлайн-мероприятия (PDF, 294 Кб)).
Цифровые сервисы НИУ ВШЭ по поддержке организации мероприятий:
- типовые регистрационные формы: https://event.hse.ru/report
- создание сайта мероприятия: https://portal.hse.ru/instev
- формы оплаты участия в мероприятии: https://portal.hse.ru/pay
- реестры участников мероприятий: https://event.hse.ru/polls/381711847.html
- шаблоны бейджей, указателей, табличек: https://event.hse.ru/pattern
- шаблоны анонсов, заставок, фонов: https://event.hse.ru/formsonline
Рекомендации по организации научных онлайн мероприятий:
1. Техническое обеспечение
1.1 Оборудование для проведения научных онлайн мероприятий:
– для проведения крупных (общекампусных) мероприятий рекомендуется использовать оборудование для трансляции мероприятий в режиме реального времени, а также оборудование для видеоконференцсвязи;
– для проведения мероприятий факультетского уровня рекомендуется использовать видеостудии или аудитории с возможностью трансляции;
– для проведения малых научных мероприятий рекомендуется использовать персональный компьютер, диктофон и видеокамеру.
1.2 Помещения для проведения научных онлайн мероприятий:
– крупные общекампусные мероприятия рекомендуется проводить в специализированных помещениях для проведения массовых мероприятий (конференц зал, актовый зал и т.п.) с возможностью организации трансляции;
– мероприятия факультетского уровня рекомендуется проводить в видеостудии или в аудитории с возможностью организации трансляции;
– для проведения малых научных мероприятий выбор помещения не имеет значения при условии использования корпоративного фона.
1.3 Организация видеозаписи научных онлайн мероприятий:
– видеозапись крупных общекампусных мероприятий организуется с использованием специализированного оборудования для онлайн трансляций;
– видеозапись мероприятий факультетского уровня организуется с использованием оборудования видеостудий и аудиторий для трансляций;
– видеозапись мероприятий структурных подразделений организуется при необходимости с использованием возможностей программного обеспечения.
При осуществлении и обработке видеозаписи научного онлайн мероприятия рекомендуется руководствоваться Инструкцией по обработке видеозаписи мероприятия.
Инструкция по обработке видеозаписи мероприятия (PDF, 292 Кб)
2. Организационное обеспечение
2.1 Период планирования научных онлайн мероприятий:
– крупные общекампусные мероприятия включаются в годовой план научных мероприятий НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (держатель - УМК);
– мероприятия факультетского уровня включаются в ежеквартальные планы научных мероприятий НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (держатель - ЦОНАР);
– малые мероприятия структурных подразделений включаются в планы научных мероприятий факультета (держатель – заместитель декана на науке).
2.2 Приглашение участников научных онлайн мероприятий:
– участников общекампусных мероприятий рекомендуется приглашать на мероприятие за 2 месяца до начала мероприятия;
– участников факультетских мероприятий рекомендуется приглашать на мероприятие за 1 месяц до начала мероприятия;
– участников мероприятий структурных подразделений рекомендуется приглашать на мероприятие за 2-3 недели до начала мероприятия.
Приглашение участников онлайн мероприятий осуществляется только после согласования вышестоящим руководителем структурного подразделения в форме резолюции на служебной записке инициатора мероприятия.
2.3 Организационная поддержка научных онлайн мероприятий:
– организационную поддержку крупных общекампусных мероприятий осуществляют: модератор, технический координатор и синхронный переводчик (при необходимости);
– организационную поддержку мероприятий факультетского уровня осуществляют: модератор и технический координатор;
– организационную поддержку малых научных мероприятий осуществляет модератор.
Организаторы научных мероприятий обязаны руководствоваться рекомендациями по обеспечению безопасности и конфиденциальности данных.
2.4 Рассылка материалов по итогам научного онлайн мероприятия:
– для крупных общекампусных мероприятий осуществляется УМК;
– для мероприятий факультетского уровня осуществляется Организатором;
– для малых научных мероприятий осуществляется Инициатором.
3. Маркетинговое обеспечение
3.1 Посадочная страница научных онлайн мероприятий:
– для крупных общекампусных мероприятий рекомендуется создавать самостоятельный лендинг (одностраничный сайт);
– для мероприятий факультетского уровня рекомендуется создавать страницу на сайте Организатора;
– для мероприятий структурных подразделений достаточно размещения анонса на сайте НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.
3.2 Инструменты привлечения участников научных онлайн мероприятий:
– для крупных общекампусных мероприятий рекомендуется привлечение участников через инструменты таргетированной рекламы в социальных сетях, e-mail рассылки, хештегов мероприятия;
– для мероприятий факультетского уровня рекомендуется привлечение участников через E-mail рассылку целевой аудитории и инструменты вирусного охвата;
– для малых научных мероприятий структурных подразделений рекомендуется привлечение участников через личные контакты Инициатора.
Продвижение онлайн мероприятий осуществляется не только до, но и во время мероприятия.
3.3 Брендирование онлайн мероприятий. При организации научных онлайн мероприятий на базе НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург обязательно:
– использовать корпоративные лого в русской и английской версиях;
– использовать заставки НИУ ВШЭ в качестве корпоративного фона;
– использовать корпоративный шаблон презентации;
– использовать корпоративные хештеги в информационных сообщениях о мероприятии в сети Интернет.
Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.