Рекомендации по организации научных онлайн мероприятий

Организация проведения научных онлайн мероприятий регулируется Регламентом:

Регламент онлайн мероприятий финал (ZIP, 998 Кб) (пакет документов с формами приказа, служебной записки, т.д.).

Также 01.04.2021 вступили в силу "Правила организации и проведения научных и научно-образовательных онлайн-мероприятий в Национальном исследовательском университете «Высшая школа экономики»": 

Приложение (Свод правил) (DOCX, 33 Кб) 

Из Правил можно узнать:

• как разместить анонс мероприятия на сайте;
• как организовать регистрацию участников;
• как провести тестирование и провести инструктаж по использованию оборудования;
• каков общий порядок проведения онлайн-мероприятия;
• как подвести итоги мероприятия, в том числе подготовить отчет.

Особенности проведения научных онлайн мероприятий определены в следующих методических материалах:

• особенности проведения научных онлайн мероприятий (Особенности проведения (JPG, 96 Кб));
• распределение ответственности за организацию научных онлайн мероприятий (Распределение ответственности (JPG, 97 Кб)).

При организации научных онлайн мероприятий участники процесса обязаны руководствоваться:

• Протоколом подготовки и проведения онлайн мероприятия НИУ ВШЭ (Протокол подготовки и проведения онлайн мероприятия (PDF, 103 Кб));
• Инструкциями для технического координатора, модератора и слушателя (Инструкция для секретаря онлайн-мероприятия (PDF, 308 Кб);Инструкция для участников онлайн-мероприятия (PDF, 294 Кб)).

• типовые регистрационные формы: https://event.hse.ru/report 
• создание сайта мероприятия: https://portal.hse.ru/instev
• формы оплаты участия в мероприятии: https://portal.hse.ru/pay
• реестры участников мероприятий: https://event.hse.ru/polls/381711847.html
• шаблоны бейджей, указателей, табличек: https://event.hse.ru/pattern
• шаблоны анонсов, заставок, фонов: https://event.hse.ru/formsonline

 Рекомендации по организации научных онлайн мероприятий:

1. Техническое обеспечение

1.1 Оборудование для проведения научных онлайн мероприятий:

– для проведения крупных (общекампусных) мероприятий рекомендуется использовать оборудование для трансляции мероприятий в режиме реального времени, а также оборудование для видеоконференцсвязи;

– для проведения мероприятий факультетского уровня рекомендуется использовать видеостудии или аудитории с возможностью трансляции;

– для проведения малых научных мероприятий рекомендуется использовать персональный компьютер, диктофон и видеокамеру.

1.2 Помещения для проведения научных онлайн мероприятий:

– крупные общекампусные мероприятия рекомендуется проводить в специализированных помещениях для проведения массовых мероприятий (конференц зал, актовый зал и т.п.) с возможностью организации трансляции;

– мероприятия факультетского уровня рекомендуется проводить в видеостудии или в аудитории с возможностью организации трансляции;

– для проведения малых научных мероприятий выбор помещения не имеет значения при условии использования корпоративного фона.

1.3 Организация видеозаписи научных онлайн мероприятий:

– видеозапись крупных общекампусных мероприятий организуется с использованием специализированного оборудования для онлайн трансляций;

– видеозапись мероприятий факультетского уровня организуется с использованием оборудования видеостудий и аудиторий для трансляций;

– видеозапись мероприятий структурных подразделений организуется при необходимости с использованием возможностей программного обеспечения.

При осуществлении и обработке видеозаписи научного онлайн мероприятия рекомендуется руководствоваться Инструкцией по обработке видеозаписи мероприятия. 

 Инструкция по обработке видеозаписи мероприятия (PDF, 292 Кб) 
 

 2. Организационное обеспечение

           2.1 Период планирования научных онлайн мероприятий:

– крупные общекампусные мероприятия включаются в годовой план научных мероприятий НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (держатель - УМК);

– мероприятия факультетского уровня включаются в ежеквартальные планы научных мероприятий НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (держатель - ЦОНАР);

– малые мероприятия структурных подразделений включаются в планы научных мероприятий факультета (держатель – заместитель декана на науке).

2.2 Приглашение участников научных онлайн мероприятий:

– участников общекампусных мероприятий рекомендуется приглашать на мероприятие за 2 месяца до начала мероприятия;

– участников факультетских мероприятий рекомендуется приглашать на мероприятие за 1 месяц до начала мероприятия;

– участников мероприятий структурных подразделений рекомендуется приглашать на мероприятие за 2-3 недели до начала мероприятия.

Приглашение участников онлайн мероприятий осуществляется только после согласования вышестоящим руководителем структурного подразделения в форме резолюции на служебной записке инициатора мероприятия.

2.3 Организационная поддержка научных онлайн мероприятий:

– организационную поддержку крупных общекампусных мероприятий осуществляют: модератор, технический координатор и синхронный переводчик (при необходимости);

– организационную поддержку мероприятий факультетского уровня осуществляют: модератор и технический координатор;

– организационную поддержку малых научных мероприятий осуществляет модератор.

Организаторы научных мероприятий обязаны руководствоваться рекомендациями по обеспечению безопасности и конфиденциальности данных.

2.4 Рассылка материалов по итогам научного онлайн мероприятия:

– для крупных общекампусных мероприятий осуществляется УМК;

– для мероприятий факультетского уровня осуществляется Организатором;

– для малых научных мероприятий осуществляется Инициатором.
 

3. Маркетинговое обеспечение

           3.1 Посадочная страница научных онлайн мероприятий:

– для крупных общекампусных мероприятий рекомендуется создавать самостоятельный лендинг (одностраничный сайт);

– для мероприятий факультетского уровня рекомендуется создавать страницу на сайте Организатора;

– для мероприятий структурных подразделений достаточно размещения анонса на сайте НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург.

3.2 Инструменты привлечения участников научных онлайн мероприятий:

– для крупных общекампусных мероприятий рекомендуется привлечение участников через инструменты таргетированной рекламы в социальных сетях, e-mail рассылки, хештегов мероприятия;

– для мероприятий факультетского уровня рекомендуется привлечение участников через E-mail рассылку целевой аудитории и инструменты вирусного охвата;

– для малых научных мероприятий структурных подразделений рекомендуется привлечение участников через личные контакты Инициатора.

Продвижение онлайн мероприятий осуществляется не только до, но и во время мероприятия.

3.3 Брендирование онлайн мероприятий. При организации научных онлайн мероприятий на базе НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург обязательно:

– использовать корпоративные лого в русской и английской версиях;

– использовать заставки НИУ ВШЭ в качестве корпоративного фона;

– использовать корпоративный шаблон презентации;

– использовать корпоративные хештеги в информационных сообщениях о мероприятии в сети Интернет.