Инструкция по организации и оплате участия работника НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург в онлайн-мероприятии

Данная инструкция предназначена для работников, планирующих участие в онлайн-мероприятии в рамках своей научной и профессиональной деятельности, относящейся к работе научного/учебного подразделения НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург. К таким мероприятиям относится, например, выступление на онлайн-конференции для представления результатов исследовательской работы подразделения, участие в вебинаре с целью презентации исследовательского проекта подразделения и т.д.

Инструкция по организации и оплате участия работника Санкт-Петербургского филиала федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» в онлайн-мероприятии (DOCX, 20 Кб) 

Компенсация расходов на оплату регистрационного взноса для участия в научных онлайн-мероприятиях производится из бюджета научного/учебного подразделения НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (далее – филиал) на основании приказа об участии работника научного/учебного подразделения в научном онлайн-мероприятии (далее – приказ).

Если Вы являетесь сотрудником филиала и планируете посещение онлайн-мероприятия в рамках профессиональной деятельности, Вам необходимо:

1. Согласовать свое участие в научном онлайн-мероприятии с руководителем научного/учебного подразделения, который затем инициирует запуск в СДОУ приказа об участии работника в научном-онлайн мероприятии.
2. После завершения научного онлайн-мероприятия оформить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов: 
   • подтверждение участия;
   • подтверждение суммы организационного взноса;
   • документы об оплате организационного взноса.

   Форма авансового отчета и памятка по заполнению доступны по ссылке.

3. Для получения компенсации расходов на оплату регистрационного взноса предоставить в бухгалтерию филиала приказ и авансовый отчет.

Единый порядок запуска, согласования и подписания в СДОУ приказа об участии работника филиала в научном онлайн-мероприятии:

1. Руководитель научного/учебного подразделения поручает менеджеру научного/учебного подразделения запустить в СДОУ приказ об участии работника в научном онлайн-мероприятии до начала научного онлайн-мероприятия. Форма приказа: Приказ (DOCX, 21 Кб) 
2. К приказу должна быть приложена смета расходов на научное онлайн-мероприятие. Форма сметы: Смета расходов на участие (XLSX, 11 Кб). В смете обязательно должен быть указан источник финансирования расходования денежных средств. Также к приказу необходимо приложить смету структурного подразделения с включенными в нее указанными расходами на онлайн-мероприятие.
3. В листе согласования приказа указать:
   • заместителя директора, курирующего фундаментальную науку;
   • руководителя научного/учебного подразделения работника;
   • декана факультета, в который включено научное/учебное подразделение;
   • начальника Планово-экономического отдела (далее – ПЭО);
   • главного бухгалтера.

   В том случае, когда подразделение не входит в состав какого-либо факультета НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург (к таким относятся Центр междисциплинарных фундаментальных исследований и Центр теории рынков и пространственной экономики), вместо декана согласующим лицом является заместитель директора, курирующий фундаментальную науку.

4. В листе рассылки указать:
   • директора Центра организации науки и академического развития (далее – ЦОНАР);
   • менеджеров ЦОНАР;
   • начальника ПЭО;
   • заместителя начальника ПЭО;
   • главного бухгалтера;
   • заместителя главного бухгалтера;
   • руководителя научного/учебного подразделения;
   • менеджера научного/учебного подразделения.
5. После согласования приказ направляется на подпись заместителю директора филиала Н.А. Заривному.